Neuen Versand Schritt für Schritt erstellen

Ein neuer Versand in myconvento entsteht immer auf Basis einer Vorlage. Die Vorlage liefert das Grundlayout und legt fest, mit welchem Editor du den Inhalt bearbeitest. Nachdem du in der Vorlagenauswahl auf Vorlage verwenden/anpassen geklickt hast, öffnet sich der Bereich Neuer Versand. Dort führt myconvento du schrittweise durch die Vorbereitung des Versands.

Der Ablauf ist bewusst in mehrere Schritte unterteilt. So kannst du zuerst den Inhalt vorbereiten, anschließend die Versanddaten festlegen, danach die Empfänger auswählen und am Ende alles prüfen, bevor der Versand tatsächlich gestartet wird. Der wichtigste Unterschied zwischen den Editorarten liegt im ersten Schritt. Danach ist der weitere Ablauf identisch.

Schritt 1: Inhalt bearbeiten

Im ersten Schritt bearbeitest du die Nachricht selbst. Hier entsteht der Inhalt, den deine Empfänger später erhalten. Dazu gehören zum Beispiel Überschrift, Fließtext, Bilder, Buttons, Links, Anhänge oder weitere Gestaltungselemente.

Wenn du eine Vorlage für den Drag&Drop-Editor ausgewählt hast, arbeitest du mit einem visuellen Baukastensystem. Inhalte werden direkt im Layout bearbeitet. Du kannst vorhandene Elemente anpassen, neue Bausteine ergänzen oder nicht benötigte Bereiche entfernen. Dieser Editor eignet sich besonders für responsive Versandvorlagen, weil sich die Darstellung automatisch an unterschiedliche Endgeräte anpasst. Die Nachricht soll also sowohl auf dem Desktop als auch auf Tablet oder Smartphone gut lesbar sein.

Wenn du mit dem HTML-Editor arbeitest, wird an dieser Stelle ein WYSIWYG-Editor angezeigt. Hier bearbeitest du den Inhalt klassischer und näher am HTML-Aufbau. Dieser Editor ist sinnvoll, wenn du vorhandene HTML-Vorlagen nutzen, Quellcode-nahe Anpassungen benötigen oder das Layout sehr gezielt steuern möchtest. Für diese Arbeitsweise ist ein gewisses Verständnis für HTML und E-Mail-Layouts hilfreich.

Unabhängig vom Editor solltest du in diesem Schritt sorgfältig prüfen, ob der Inhalt vollständig ist. Achte besonders auf Betreff, Einleitung, Haupttext, Links, Bilder, Downloads und mögliche Platzhalter. Wenn Platzhalter verwendet werden, sollten diese korrekt eingebunden sein, damit sie beim Versand richtig ersetzt werden können.

Erst wenn alle notwendigen Felder ausgefüllt sind, kannst du mit Nächster Schritt zur nächsten Seite wechseln. Fehlen Pflichtangaben, weist myconvento darauf hin und verhindert den Wechsel, bis die Angaben ergänzt wurden.

Schritt 2: Versanddaten und Einstellungen festlegen

Im nächsten Schritt werden die organisatorischen und technischen Angaben zum Versand festgelegt. Diese Einstellungen bestimmen, wie der Versand intern eingeordnet wird und wie er beim Empfänger erscheint.

Typische Angaben sind zum Beispiel der Name des Versands, die Absenderadresse, die Antwortadresse, die Sprache, die Versandgruppe oder weitere Zuordnungen. Der Versandname hilft dir später, den Auftrag in der Übersicht wiederzufinden. Die Absenderadresse ist für die Empfänger sichtbar und sollte deshalb sorgfältig gewählt werden. Die Antwortadresse legt fest, wohin Rückfragen oder Antworten der Empfänger gesendet werden.

Auch die Zuordnung zu einer Versandgruppe oder einem Mandanten kann wichtig sein. Sie hilft dabei, Versände intern zu strukturieren und später gezielt wiederzufinden oder auszuwerten. In Accounts mit mehreren Bereichen, Kunden oder Themen ist diese Zuordnung besonders hilfreich.

Nimm dich für diesen Schritt etwas Zeit. Fehler bei Absender, Antwortadresse oder Zuordnung fallen oft erst nach dem Versand auf und lassen sich dann nicht mehr für bereits versendete E-Mails korrigieren.

Schritt 3: Empfänger auswählen

Anschließend wählst du die Empfänger des Versands aus. Dieser Schritt entscheidet, wer die Nachricht tatsächlich erhalten soll. Je nach Lizenz, Modul und Berechtigung können unterschiedliche Quellen zur Verfügung stehen.

Mögliche Empfängerquellen sind zum Beispiel Verteiler aus Meine Daten, gespeicherte Suchen, Trefferlisten aus der pressbase oder andere vorbereitete Empfängergruppen. Dadurch kannst du sehr flexibel bestimmen, ob ein Versand an eine feste Liste, eine dynamische Suche oder eine zuvor recherchierte Zielgruppe gehen soll.

Besonders wichtig ist die Kontrolle der Empfängerauswahl. Prüfe , ob die gewählte Liste zum Inhalt des Versands passt und ob die Zielgruppe korrekt eingegrenzt ist. Wenn ein Versand an einen falschen Verteiler gesendet wird, lässt sich das nachträglich nicht rückgängig machen.

myconvento berücksichtigt im Versandprozess außerdem Ausschlüsse wie Blacklist-Einträge oder nicht zustellbare Adressen. Dadurch werden Empfänger, die nicht angeschrieben werden sollen oder dürfen, automatisch ausgeschlossen.

Schritt 4: Versand prüfen und vorbereiten

Bevor der Versand abgeschlossen wird, sollten alle Angaben noch einmal geprüft werden. Dieser Schritt ist die wichtigste Kontrollstelle vor der endgültigen Freigabe.

Prüfe zuerst den Inhalt: Ist der Text vollständig? Stimmen Überschrift und Betreff? Funktionieren alle Links? Sind Bilder sichtbar? Sind Anhänge korrekt eingebunden? Wurden Platzhalter korrekt verwendet? Sind sprachliche Varianten vollständig gepflegt?

Danach prüfst du die technischen und organisatorischen Angaben: Stimmen Absenderadresse und Antwortadresse? Ist die richtige Versandgruppe ausgewählt? Passt die Sprache? Wurde die richtige Empfängerquelle gewählt? Gibt es Hinweise auf ausgeschlossene Empfänger oder Zustellprobleme?

Gerade bei größeren Presseverteilern, Newslettern oder wichtigen Einladungen ist diese Kontrolle entscheidend. Ein Versand erreicht oft viele Personen gleichzeitig. Deshalb sollte er erst freigegeben werden, wenn Inhalt, Empfänger und Einstellungen wirklich passen.

Versand direkt senden oder planen

Im letzten Schritt legst du fest, ob der Versand sofort gestartet oder für einen späteren Zeitpunkt geplant werden soll. Ein sofortiger Versand eignet sich, wenn alle Inhalte geprüft sind und die Nachricht direkt verschickt werden soll.

Ein geplanter Versand ist sinnvoll, wenn die Aussendung zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgen soll, zum Beispiel morgens, kurz vor einem Event oder passend zu einer Kommunikationsplanung. In diesem Fall wird der Versand vorbereitet und wartet bis zum festgelegten Zeitpunkt.

Nach dem Start oder der Planung erscheint der Versand in der Übersicht. Dort siehst du später den aktuellen Status, zum Beispiel ob der Versand wartend, aktiv oder abgeschlossen ist.

Nach dem Versand auswerten

Sobald ein Versand durchgeführt wurde, kannst du ihn in der Versandübersicht und in der Detailansicht auswerten. Dort siehst du Zustellung, Bounces, Öffnungen, Klicks, Abmeldungen und weitere Kennzahlen.

Diese Auswertung hilft dir, den Erfolg des Versands einzuschätzen und deine Verteilerqualität zu verbessern. Rückläufer können geprüft, Blacklist-Einträge nachvollzogen und besonders interessierte Empfänger anhand von Öffnungen oder Klicks erkannt werden.