Im Schritt Empfängerdaten legst du fest, an wen dein Versand gesendet werden soll. Damit du zum nächsten Schritt wechseln kannst, muss mindestens eine Versandquelle ausgewählt werden. Ohne Empfängerliste kann der Versand nicht fortgesetzt werden, da myconvento zuerst wissen muss, welche Kontakte für den Versand berücksichtigt werden sollen.
Welche Versandquellen sichtbar sind, hängt von den gebuchten Modulen deines Accounts und von deinen Anwenderrechten ab. Es kann also sein, dass nicht alle hier beschriebenen Bereiche in jedem Account angezeigt werden.
Empfängerquellen aus Meine Daten
Im Bereich Meine Daten stehen Empfängerquellen aus deinem eigenen Datenbestand zur Verfügung. Dazu gehören vor allem Verteiler, Recherchen und Smartlisten.
Verteiler sind feste Empfängerlisten, die du in myconvento angelegt und gepflegt hast. Sie eignen sich gut für wiederkehrende Zielgruppen.
Recherchen basieren auf gespeicherten Suchkriterien. Sie sind dynamisch und können sich verändern, wenn Kontakte neu angelegt, geändert oder importiert werden.
Smartlisten enthalten Kontakte aus dem Smartlisten-Modul und können ebenfalls als Grundlage für einen Versand verwendet werden.
Empfängerquellen aus pressbase
Je nach Lizenz können zusätzlich Empfängerquellen aus der pressbase verfügbar sein. Dazu gehören zum Beispiel Listen aus dem AI-Publisher, aus der Media Intelligence oder aus pressbase Classic.
Diese Quellen eignen sich besonders, wenn Empfänger aus einer Recherche, Trefferliste oder medienbezogenen Auswahl übernommen werden sollen.
Empfänger einer Liste anzeigen
Mit einem Klick auf den Namen einer Empfängerliste kannst du dir die enthaltenen Empfänger anzeigen lassen. So prüfst du bereits vor der Auswahl, ob die Liste zur geplanten Aussendung passt.
Das ist besonders wichtig, wenn mehrere ähnlich benannte Listen vorhanden sind oder wenn du sicherstellen möchtest, dass die richtige Zielgruppe verwendet wird.
Versandquelle auswählen
Sobald du eine oder mehrere Versandquellen auswählst, wird der Button Gesamtliste (Empfänger bearbeiten) aktiv. Dieser Button führt zu einer zusammengeführten Ansicht aller Empfänger aus den gewählten Quellen.
Wenn mehrere Quellen ausgewählt wurden, fasst myconvento die Empfänger in einer Gesamtliste zusammen. Dort siehst du, welche Kontakte tatsächlich für den Versand berücksichtigt werden.
Gesamtliste prüfen und bearbeiten
In der Gesamtliste werden alle Empfänger aus den ausgewählten Versandquellen angezeigt. Hier können auch mögliche Probleme sichtbar werden, zum Beispiel eine falsche Sprachzuweisung oder eine E-Mail-Adresse, die auf der Blacklist steht.
Diese Prüfung ist wichtig, weil sie hilft, Fehler vor dem Versand zu erkennen. Wenn einzelne Empfänger nicht berücksichtigt werden sollen, können sie über Checkboxen in der Gesamtliste ausgeschlossen werden.
So lässt sich die finale Empfängerauswahl noch einmal gezielt bereinigen, bevor du mit dem Versand fortfährst.
Empfängerliste exportieren
Die Gesamtliste kann auch exportiert werden. Dafür stehen ein PDF-Export und ein Excel-Export zur Verfügung. Der PDF-Export eignet sich für Dokumentation und Weitergabe, während der Excel-Export hilfreich ist, wenn die Liste außerhalb von myconvento weiter geprüft oder ausgewertet werden soll.
Zusammenfassung
Im Schritt Empfängerdaten wählst du mindestens eine Versandquelle aus. Je nach Account und Rechten können Quellen aus Meine Daten oder pressbase verfügbar sein. Nach der Auswahl wird die Gesamtliste aktiv, in der alle Empfänger gesammelt angezeigt, geprüft, bei Bedarf ausgeschlossen und als PDF oder Excel exportiert werden können.
