Im Bereich Meine Daten > Verteiler findest du alle Verteiler, die für Aussendungen, Einladungen, Pressemitteilungen oder andere Kommunikationsmaßnahmen verwendet werden können. Die Verteilersuche hilft dir dabei, vorhandene Verteiler schnell wiederzufinden, ältere Verteiler zu prüfen oder gezielt nach bestimmten Gruppen und Nutzungssituationen zu suchen.
Verteiler können im Laufe der Zeit sehr zahlreich werden. Deshalb ist es wichtig, die verschiedenen Suchmöglichkeiten zu kennen. Je nachdem, ob du den Namen des Verteilers kennst, eine bestimmte Gruppe suchst oder ungenutzte Verteiler aufräumen möchten, wählst du die passende Suchart.
Standardsuche
Die Standardsuche ist der schnellste Weg, wenn du den Namen oder einen Teil des Namens eines Verteilers kennst.
Gib im Feld Name einen Suchbegriff ein und starte die Suche. Du musst nicht zwingend den vollständigen Verteilernamen kennen. Oft reicht ein eindeutiger Bestandteil, zum Beispiel ein Thema, eine Kampagne, eine Region oder ein Anlass.
Diese Suche eignet sich besonders für den täglichen Gebrauch, wenn du einen bestimmten Verteiler öffnen oder weiterbearbeiten möchtest.
Ähnlichkeitssuche
Die Ähnlichkeitssuche hilft dir, Verteiler auch dann zu finden, wenn du die exakte Schreibweise nicht kennst.
Das ist nützlich, wenn Verteiler über längere Zeit von verschiedenen Anwendern angelegt wurden und ähnliche Bezeichnungen verwenden. Ein Verteiler kann zum Beispiel mit Abkürzungen, Bindestrichen, Jahreszahlen oder leicht unterschiedlichen Begriffen benannt sein.
Nutze diese Suchart, wenn du vermutest, dass ein Verteiler bereits existiert, ihn aber über die Standardsuche nicht direkt finden.
Gruppensuche
Über die Gruppensuche kannst du Verteiler anhand ihrer zugeordneten Gruppe eingrenzen.
Verteilergruppen helfen dabei, viele Verteiler übersichtlich zu strukturieren. In der Suche kannst du eine Gruppe auswählen und dadurch nur die Verteiler anzeigen lassen, die dieser Gruppe zugeordnet sind.
Das ist besonders hilfreich, wenn deine Organisation mit vielen Themen, Mandanten, Kampagnen oder wiederkehrenden Verteilerarten arbeitet. Statt nach einzelnen Namen zu suchen, kannst du zunächst die passende Gruppe auswählen und anschließend den gewünschten Verteiler öffnen.
Recherche
Mit der Recherche kannst du gezieltere Suchabfragen erstellen. Dabei lassen sich Suchfelder und Bedingungen kombinieren, zum Beispiel über Und oder Oder.
Über Neues Suchfeld kannst du zusätzliche Kriterien hinzufügen. So lassen sich Verteiler genauer eingrenzen, wenn eine einfache Namenssuche nicht ausreicht.
Eine Recherche ist besonders sinnvoll, wenn du regelmäßig bestimmte Verteiler nach mehreren Kriterien suchst oder eine genauere Auswertung des Verteilerbestands benötigen.
Neue Recherche
Über Neue Recherche beginnst du eine neue, frei definierbare Suchabfrage. Du wählst die gewünschten Kriterien aus, ergänzt bei Bedarf weitere Suchfelder und startest anschließend die Suche.
Wenn du diese Suchabfrage später erneut benötigst, kannst du sie speichern. Dadurch musst du komplexere Suchlogiken nicht jedes Mal neu zusammenstellen.
Meine Recherchen
Unter Meine Recherchen findest du gespeicherte Verteiler-Recherchen wieder. Das spart Zeit, wenn du häufig nach denselben Kriterien suchst.
Gespeicherte Recherchen sind besonders praktisch für wiederkehrende Aufgaben, zum Beispiel regelmäßige Prüfungen bestimmter Verteilergruppen oder die Kontrolle von Verteilern, die zu einem bestimmten Arbeitsbereich gehören.
Ungenutzte Verteiler
Die Suche Ungenutzte Verteiler hilft bei der Pflege und Bereinigung des Verteilerbestands.
Du kannst auswählen, wie lange ein Verteiler nicht mehr genutzt worden sein soll, zum Beispiel seit 6, 7, 8 oder mehr Monaten. Die Suche berücksichtigt Verteiler, die im gewählten Zeitraum weder für einen Versand verwendet wurden noch durch das Hinzufügen von Rollen erweitert worden sind.
Diese Funktion ist sehr hilfreich, um veraltete oder nicht mehr benötigte Verteiler zu finden. Solche Verteiler können anschließend geprüft, aktualisiert, zusammengeführt oder gelöscht werden.
Neue Suche
Mit Neue Suche setzt du die aktuellen Suchkriterien zurück. Das ist sinnvoll, wenn du eine neue Abfrage starten möchtest und verhindern wollen, dass alte Suchwerte weiter aktiv bleiben.
Gerade beim Wechsel zwischen Standardsuche, Gruppensuche und ungenutzten Verteilern ist diese Funktion praktisch, um wieder mit einer leeren Suche zu beginnen.
Recherche speichern
Wenn du eine Suchabfrage häufiger benötigst, kannst du diese über Recherche speichern sichern.
Das lohnt sich besonders bei komplexeren Abfragen mit mehreren Suchfeldern oder bei wiederkehrenden Kontrollaufgaben. Gespeicherte Recherchen helfen dabei, Verteiler langfristig übersichtlich zu verwalten.
Tipps für bessere Suchergebnisse
Verwende bei der Namenssuche möglichst eindeutige Begriffe. Wenn ein Verteiler zum Beispiel nach einer Kampagne, einem Thema oder einer Veranstaltung benannt wurde, suchst du zunächst nach diesem Bestandteil.
Wenn du zu viele Treffer erhältst, grenzt du die Suche über eine Gruppe ein. Wenn du gar keine Treffer erhältst, versuchst du eine allgemeinere Schreibweise oder nutzt die Ähnlichkeitssuche.
Prüfe regelmäßig ungenutzte Verteiler. Dadurch bleibt der Verteilerbestand übersichtlich und alte Listen blockieren nicht die tägliche Arbeit.
Zusammenfassung
Die Verteilersuche bietet mehrere Wege, vorhandene Verteiler schnell und gezielt zu finden. Die Standardsuche eignet sich für bekannte Namen, die Ähnlichkeitssuche hilft bei unklarer Schreibweise, und die Gruppensuche grenzt den Bestand nach Verteilergruppen ein.
Mit Recherchen und Meine Recherchen kannst du komplexere Suchabfragen speichern und wiederverwenden. Die Suche nach Ungenutzten Verteilern unterstützt dich zusätzlich bei der Datenpflege und hilft, veraltete Verteiler zu erkennen.
