Die Detailansicht eines Verteilers zeigt dir alle wichtigen Informationen zu einem einzelnen Verteiler an einer zentralen Stelle. Hier siehst du nicht nur den Namen und die allgemeinen Einstellungen, sondern auch die enthaltenen Rollen, Notizen, verbundene Recherchen und verschiedene Aktionen zur Pflege des Verteilers.
Du öffnst die Detailansicht zum Beispiel aus der Verteilersuche heraus, indem du einen gefundenen Verteiler auswählst. Oben zeigt die Breadcrumb-Navigation, dass du dich im Bereich Meine Daten > Verteiler befindest. Über Zurück zur Suche gelangst du wieder zur vorherigen Trefferliste.
Kopfbereich und Grundinformationen
Im oberen Bereich der Detailansicht siehst du den Namen des Verteilers sowie zentrale Verwaltungsinformationen. Dazu gehören zum Beispiel die zugeordnete Gruppe, die Mandanten, der Ersteller, das Erstellungsdatum und die letzte Änderung.
Außerdem wird angezeigt, ob der Verteiler für einen Versand verwendet wurde und ob er gesperrt ist. Diese Informationen helfen dir einzuschätzen, wie der Verteiler genutzt wird und ob er ohne Weiteres verändert werden sollte.
Wenn ein Verteiler gesperrt ist, dient das in der Regel dazu, ungewollte Änderungen zu verhindern. Besonders bei zentral gepflegten oder wichtigen Verteilern kann diese Einstellung sinnvoll sein.
Infos, Quellen und Notiz
Die Detailansicht ist in verschiedene Bereiche gegliedert. Unter Infos findest du die wichtigsten Angaben zum Verteiler, zum Beispiel Gruppe, Mandanten und Bearbeitungsinformationen.
Der Bereich Quellen kann Hinweise darauf enthalten, wie der Verteiler entstanden ist oder aus welchen Zusammenhängen Rollen übernommen wurden. Das ist besonders hilfreich, wenn ein Verteiler aus einer Recherche, einem Versandauftrag oder einer anderen Datenquelle aufgebaut wurde.
Im Bereich Notiz können interne Hinweise zum Verteiler gespeichert werden. Eine Notiz eignet sich zum Beispiel, um den Zweck des Verteilers, Auswahlkriterien, Pflegehinweise oder Besonderheiten zu dokumentieren. Das hilft auch anderen Anwendern, den Verteiler später richtig einzuordnen.
Verteiler bearbeiten
Über Verteiler bearbeiten können berechtigte Anwender die Stammdaten des Verteilers ändern. Dazu gehören zum Beispiel Name, Gruppe, Mandanten, Sperrstatus und Notiz.
Achte bei Änderungen darauf, dass Verteiler häufig von mehreren Personen verwendet werden. Eine klare Benennung und eine sinnvolle Gruppenzuordnung erleichtern die spätere Suche und verhindern Missverständnisse.
Rollen im Verteiler
Der wichtigste Bereich der Detailansicht ist die Rollenliste. Ein Verteiler enthält in myconvento nicht einfach nur Personen, sondern konkrete Rollen von Personen.
Das ist wichtig, weil eine Person mehrere Rollen haben kann. Sie kann zum Beispiel bei einem Unternehmen arbeiten, zusätzlich für ein Medium schreiben oder in einem anderen Zusammenhang geführt werden. Der Verteiler entscheidet deshalb nicht nur, welche Person enthalten ist, sondern auch in welcher Rolle sie angesprochen werden soll.
In der Rollenliste siehst du, welche Rollen aktuell Bestandteil des Verteilers sind. Die Anzahl der Rollen wird ebenfalls angezeigt.
Rollen hinzufügen
Über Rollen hinzufügen kannst du weitere Rollen in den Verteiler übernehmen. Dabei kannst du je nach Situation aus verschiedenen Suchmöglichkeiten wählen, zum Beispiel aus Personen, Unternehmen, anderen Verteilern, Versandaufträgen oder Recherchen.
Diese Funktion ist der zentrale Weg, um einen Verteiler aufzubauen oder später zu erweitern. Nach dem Hinzufügen solltest du prüfen, ob die übernommenen Rollen wirklich zur Zielgruppe des Verteilers passen.
Rollen entfernen
Über Aus Verteiler entfernen können markierte Rollen aus dem aktuellen Verteiler entfernt werden.
Dabei wird nicht die Person selbst gelöscht. Entfernt wird nur die Verbindung zwischen der Rolle und diesem Verteiler. Der Kontakt bleibt weiterhin in myconvento vorhanden und kann auch in anderen Verteilern enthalten sein.
Diese Funktion ist hilfreich, wenn ein Verteiler bereinigt, aktualisiert oder gezielt verkleinert werden soll.
Mehr Aktionen
Über Mehr Aktionen stehen weitere Funktionen für die Arbeit mit dem Verteiler zur Verfügung. Je nach Berechtigung können dort zum Beispiel Dublettenbereinigung, pressbase-Abgleich, Exportfunktionen oder andere Werkzeuge angeboten werden.
Die Dublettenbereinigung hilft dabei, mehrfach vorhandene oder sehr ähnliche Rollen zu prüfen. Der pressbase D/A/CH Abgleich kann genutzt werden, um Daten mit der pressbase abzugleichen, sofern diese Funktion in deinem System verfügbar ist.
Mit dem Excel Download kannst du die angezeigten Rollen exportieren und außerhalb von myconvento weiterverwenden oder prüfen.
Verbundene Recherchen
Über Verbundene Recherchen kannst du nachvollziehen, ob der Verteiler mit gespeicherten Recherchen verbunden ist.
Das ist besonders nützlich, wenn ein Verteiler nicht rein manuell aufgebaut wurde, sondern aus bestimmten Suchkriterien oder dynamischen Auswahlprozessen entstanden ist. So bleibt besser nachvollziehbar, warum bestimmte Rollen enthalten sind.
Zu Smartliste hinzufügen
Mit Zu Smartliste hinzufügen kannst du den Verteiler oder enthaltene Rollen für die weitere Arbeit in Smartlisten übernehmen.
Smartlisten helfen dabei, Kontakte oder Rollen für bestimmte Arbeitsschritte, Prüfungen oder Auswertungen zu bündeln. Diese Funktion ist sinnvoll, wenn der Verteiler nicht nur für einen Versand, sondern auch für weitere Datenbearbeitung genutzt werden soll.
Outlook Kontakte aktualisieren
Falls diese Funktion in deinem System aktiviert ist, können über Outlook Kontakte aktualisieren Kontakte mit Outlook synchronisiert oder aktualisiert werden.
Diese Funktion ist vor allem dann relevant, wenn Anwender regelmäßig mit Kontakten außerhalb von myconvento arbeiten und bestimmte Informationen auch in Outlook verfügbar sein sollen.
Aktuellen Verteiler löschen
Über Aktuellen Verteiler löschen kann der geöffnete Verteiler entfernt werden.
Diese Aktion sollte nur durchgeführt werden, wenn sicher ist, dass der Verteiler nicht mehr benötigt wird. Prüfe vorher, ob der Verteiler für vergangene oder geplante Aussendungen, wiederkehrende Kampagnen oder interne Arbeitsabläufe relevant ist.
Beim Löschen wird der Verteiler entfernt, nicht jedoch die enthaltenen Personen oder Rollen selbst.
Zusammenfassung
Die Detailansicht eines Verteilers ist der zentrale Arbeitsbereich für die Pflege eines Verteilers. Du siehst dort die wichtigsten Einstellungen, Notizen, Verwaltungsinformationen und vor allem die enthaltenen Rollen.
Über Rollen hinzufügen, Aus Verteiler entfernen, Mehr Aktionen und weitere Funktionen kannst du den Verteiler gezielt aufbauen, bereinigen, exportieren oder weiterverwenden. Eine sorgfältige Pflege sorgt dafür, dass Verteiler aktuell, verständlich und zuverlässig für Aussendungen genutzt werden können.
