Wenn du einen Versand durchgeführt hast und der ursprüngliche Verteiler anschließend versehentlich gelöscht wurde, kannst du den Empfängerkreis trotzdem wiederherstellen. myconvento speichert, welche Rollen einen bestimmten Versandauftrag erhalten haben. Dadurch lässt sich ein Verteiler anhand eines bereits durchgeführten Versands neu aufbauen.
Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn du nachvollziehen möchtest, welche Kontakte tatsächlich angeschrieben wurden, oder wenn ein gelöschter Verteiler für spätere Aussendungen erneut benötigt wird.
Neuen oder vorhandenen Verteiler öffnen
Öffne zunächst einen bestehenden Verteiler oder lege einen neuen Verteiler an, in den die Empfänger übernommen werden sollen.
Wenn der ursprüngliche Verteiler gelöscht wurde, empfiehlt es sich, einen neuen Verteiler mit einem eindeutigen Namen anzulegen. Verwende zum Beispiel den Namen des Versandauftrags, das Versanddatum oder das Thema der Aussendung. So bleibt später nachvollziehbar, aus welchem Versand der Verteiler rekonstruiert wurde.
Rollen hinzufügen
Klicke in der Detailansicht des Verteilers auf Rollen hinzufügen.
Damit öffnst du die Suche, über die neue Rollen in den Verteiler übernommen werden kannst. Rollen sind in myconvento die konkreten Kontaktzusammenhänge einer Person, also zum Beispiel eine bestimmte Tätigkeit bei einem Unternehmen oder Medium.
Suche „Versandaufträge“ verwenden
Wähle in der Suche die Option Versandaufträge.
Über diese Suchmöglichkeit kannst du dir alle Rollen anzeigen lassen, die einen bestimmten Versandauftrag erhalten haben. Dadurch siehst du nicht nur die ursprünglich geplante Zielgruppe, sondern den tatsächlich angeschriebenen Empfängerkreis.
Wähle den passenden Versandauftrag aus und starte die Suche. myconvento zeigt anschließend die Rollen an, die mit diesem Versand verbunden sind.
Rollen in den Verteiler übernehmen
Prüfe die angezeigten Treffer und übernehme die gewünschten Rollen in den geöffneten Verteiler.
Wenn du den ursprünglichen Verteiler möglichst genau rekonstruieren möchtest, markierst du alle Rollen, die zum Versandauftrag gehören. Anschließend fügst du diese dem Verteiler hinzu.
Je nach Situation kannst du die Treffer aber auch bewusst prüfen und nur einen Teil übernehmen, zum Beispiel wenn einzelne Empfänger nicht erneut verwendet werden sollen.
Wann diese Funktion nützlich ist
Die Rekonstruktion über Versandaufträge ist besonders praktisch, wenn ein Verteiler versehentlich gelöscht wurde. Sie eignet sich aber auch, wenn du nachträglich nachvollziehen möchtest, wer eine bestimmte Aussendung erhalten hat.
Außerdem kannst du auf diese Weise einen neuen Verteiler aus einem erfolgreichen früheren Versand erstellen. Das spart Zeit, wenn eine ähnliche Zielgruppe erneut angeschrieben werden soll.
Zusammenfassung
Um einen Verteiler anhand eines Versandauftrags zu rekonstruieren, öffnst du einen Verteiler, klickst auf Rollen hinzufügen und wählst die Suche Versandaufträge. Danach lässt du dir die Rollen anzeigen, die einen bestimmten Versandauftrag erhalten haben, und übernimmst diese in den Verteiler.
So kannst du gelöschte Verteiler wieder aufbauen oder den tatsächlich angeschriebenen Empfängerkreis eines früheren Versands erneut nutzen.
