Mit der Verteilersuche kannst du nicht nur vorhandene Verteiler finden, sondern auch Verteiler kopieren oder einen Negativabgleich durchführen. Das ist besonders hilfreich, wenn du bestehende Verteiler als Vorlage verwenden oder bestimmte Kontakte gezielt aus einem anderen Verteiler entfernen möchtest.
Auf diese Weise kannst du neue Verteilstrukturen schneller aufbauen, ohne alle Rollen manuell erneut zusammensuchen zu müssen.
Verteiler als Vorlage verwenden
Wenn du einen bestehenden Verteiler kopieren möchtest, legst du zunächst einen neuen, leeren Verteiler an oder Öffne den Verteiler, in den die Rollen übernommen werden sollen.
Klicke anschließend in der Detailansicht auf Rollen hinzufügen. Es öffnet sich die Suche, über die du Rollen aus verschiedenen Quellen auswählen kannst.
Wähle dort die Verteilersuche aus und suche nach dem Verteiler, den kopieren oder als Grundlage verwenden möchten.
Rollen des gefundenen Verteilers anzeigen
Nachdem du den gewünschten Verteiler gefunden hast, klickst du auf Anzeigen. myconvento zeigt dir nun die Rollen, die in diesem Verteiler enthalten sind.
Prüfe die Liste, damit du sicher bist, dass es sich um den richtigen Verteiler handelt. Besonders bei ähnlich benannten Verteilern lohnt sich ein kurzer Blick auf Name, Gruppe oder weitere Merkmale.
Alle Rollen übernehmen
Wenn du den gesamten Verteiler kopieren möchtest, markierst du alle Rollen über das Kontrollkästchen im Spaltenkopf.
Klicke anschließend auf Rollen hinzufügen. Die ausgewählten Rollen werden in den Verteiler übernommen, in dem du dich gerade befindest.
So kannst du einen vorhandenen Verteiler schnell duplizieren oder als Ausgangspunkt für einen neuen Verteiler verwenden. Danach kannst du den neuen Verteiler weiter anpassen, Rollen entfernen oder zusätzliche Kontakte ergänzen.
Negativabgleich durchführen
Der Negativabgleich funktioniert umgekehrt: Du suchst Rollen, die in einem anderen Verteiler enthalten sind, und entfernst diese aus dem aktuellen Verteiler.
Das ist zum Beispiel nützlich, wenn Verteiler A eine große Zielgruppe enthält, du aber alle Kontakte ausschließen möchtest, die bereits in Verteiler B enthalten sind. So kannst du Überschneidungen vermeiden und Empfängergruppen sauber voneinander trennen.
Rollen aus dem aktuellen Verteiler entfernen
Suche über Rollen hinzufügen und die Verteilersuche zunächst den Verteiler, dessen Kontakte du abgleichen möchtest.
Wenn die Rollen angezeigt werden, kannst du die betreffenden Kontakte markieren. Über den roten Button Rollen entfernen werden diese Rollen aus dem Verteiler entfernt, in dem du dich gerade befindest.
Wichtig ist: Entfernt werden nur die Verknüpfungen zum aktuellen Verteiler. Die Personen oder Rollen selbst bleiben im System erhalten.
Typische Anwendungsfälle
Ein Verteiler kann kopiert werden, wenn du eine ähnliche Zielgruppe erneut verwenden möchtest, aber kleine Anpassungen planen. Du kannst zum Beispiel einen bestehenden Presseverteiler duplizieren und anschließend einzelne Rollen entfernen oder weitere Kontakte hinzufügen.
Ein Negativabgleich ist sinnvoll, wenn Empfänger nicht doppelt berücksichtigt werden sollen. Das kann bei mehreren Kampagnen, Einladungen, regionalen Verteilern oder thematisch getrennten Aussendungen hilfreich sein.
Zusammenfassung
Über die Verteilersuche lassen sich ganze Verteiler kopieren oder gezielt miteinander abgleichen. Öffne dazu einen leeren oder vorhandenen Zielverteiler, klicke auf Rollen hinzufügen, Wähle die Verteilersuche und Öffne den gewünschten Quellverteiler über Anzeigen.
Mit Rollen hinzufügen übernimmst du markierte Rollen in den aktuellen Verteiler. Mit dem roten Button Rollen entfernen entfernst du gefundene Rollen aus dem aktuellen Verteiler. Dadurch kannst du Verteiler schnell duplizieren, anpassen oder Überschneidungen zwischen Empfängergruppen bereinigen.
