Im Bereich Meine Daten > Personen findest du verschiedene Möglichkeiten, Kontakte in deiner Datenbank zu suchen. Welche Suche am besten passt, hängt davon ab, was du bereits über den Kontakt weißt und in welchem Zusammenhang du die Person verwenden möchtest.
Die Suche ist der wichtigste Einstieg in den Personenbereich. Bevor du eine neue Person anlegst, solltest du immer zuerst prüfen, ob der Kontakt bereits vorhanden ist. So vermeidest du Dubletten und hältst deine Kontaktdatenbank sauber.
Standardsuche
Die Standardsuche ist der schnellste Weg, wenn du konkrete Informationen zu einer Person kennst. Du kannst nach typischen Kontaktdaten suchen, zum Beispiel nach:
- Nachname
- Vorname
- Unternehmen
- Ort
Du musst nicht alle Felder ausfüllen. Oft reicht bereits ein Nachname oder ein Unternehmensname. Je mehr Felder du kombinierst, desto genauer wird das Suchergebnis.
Diese Suche eignet sich besonders gut, wenn du eine bestimmte Person schnell wiederfinden möchtest.
Ähnlichkeitssuche
Die Ähnlichkeitssuche hilft dir, wenn du die genaue Schreibweise eines Namens nicht kennst. Das ist nützlich bei Tippfehlern, abweichenden Schreibweisen oder Namen, bei denen du dir unsicher bist.
Du gibst einen Suchbegriff ein, und myconvento sucht nach ähnlichen Treffern. Diese Suche ist besonders hilfreich, wenn die Standardsuche keinen Treffer liefert, du aber vermutest, dass der Kontakt bereits vorhanden ist.
Volltextsuche
Mit der Volltextsuche suchst du breiter über verschiedene gespeicherte Informationen hinweg. Sie eignet sich, wenn du nicht genau weißt, in welchem Feld ein Begriff vorkommt.
Du kannst zum Beispiel nach einem Thema, einer E-Mail-Adresse, einem Teil eines Namens oder einem anderen Begriff suchen. Die Volltextsuche ist hilfreich, wenn du nur wenige Informationen hast oder einen Kontakt über einen allgemeineren Begriff finden möchtest.
Suche über Verteiler
Über die Suche nach Verteilern findest du Personen, die einem bestimmten Verteiler zugeordnet sind. Das ist sinnvoll, wenn du wissen möchtest, welche Kontakte in einem bestehenden Verteiler enthalten sind.
Du wählst zunächst eine Gruppe und anschließend den passenden Verteiler aus. Danach kannst du die zugehörigen Personen anzeigen lassen.
Suche über Recherche
Mit einer Recherche kannst du gezielt nach Kontakten suchen, die bestimmte Informationen enthalten. Dafür lassen sich verschiedene Parameter miteinander verknüpfen und über UND bzw. ODER kombinieren.
Du kannst zum Beispiel mehrere Merkmale festlegen, die ein Kontakt erfüllen soll, oder nach Kontakten suchen, bei denen mindestens eines von mehreren Kriterien zutrifft. So kannst du deine Suche gezielt eingrenzen oder erweitern.
Eine Recherche lässt sich anschließend speichern und als dynamische Versandliste verwenden. Die darin enthaltenen Kontakte werden dabei automatisch anhand der festgelegten Kriterien ermittelt.
Suche über Versandaufträge
Mit der Suche über Versandaufträge findest du Kontakte, die mit einem bestimmten Versand verbunden sind. Das kann hilfreich sein, wenn du nachvollziehen möchtest, welche Personen bei einem früheren Versand berücksichtigt wurden.
Auch hier wählst du zunächst eine Gruppe und anschließend den gewünschten Versandauftrag aus.
Suche über Events
Die Suche über Events zeigt dir Personen, die mit einer Veranstaltung verbunden sind. Du kannst damit zum Beispiel Teilnehmer, eingeladene Kontakte oder Personen aus einem bestimmten Event-Kontext finden.
Diese Suche ist besonders praktisch, wenn du nach einer Veranstaltung weiter mit bestimmten Kontakten arbeiten möchtest.
Suche über Datenimporte
Über Datenimporte kannst du Personen finden, die über einen bestimmten Import in myconvento übernommen wurden. Das ist hilfreich, wenn du importierte Datensätze prüfen, nachbearbeiten oder bereinigen möchtest.
Du kannst so gezielt nachvollziehen, welche Kontakte aus welchem Import stammen.
Stichwortsuche
Die Stichwortsuche ermöglicht es dir, Kontakte anhand vergebener Stichwörter zu finden. Du wählst dazu einen oder mehrere Begriffe aus. Die gewählten Begriffe werden mit ODER verknüpft.
Das bedeutet: Es werden Kontakte gefunden, die mindestens eines der ausgewählten Stichwörter besitzen.
Diese Suche eignet sich gut, wenn Kontakte thematisch, fachlich oder organisatorisch eingeordnet wurden.
Tipps für bessere Suchergebnisse
Beginne mit möglichst einfachen Suchkriterien. Wenn du zu viele Felder gleichzeitig ausfüllst, kann es passieren, dass passende Kontakte nicht gefunden werden.
Nutze die Ähnlichkeitssuche, wenn du bei der Schreibweise unsicher bist.
Verwende die Volltextsuche, wenn du nicht weißt, in welchem Feld ein Begriff gespeichert ist.
Prüfe vor dem Anlegen neuer Personen immer mehrere Suchwege, um Dubletten zu vermeiden.
Zusammenfassung
Im Personenbereich bietet myconvento verschiedene Suchmöglichkeiten für unterschiedliche Situationen. Die Standardsuche eignet sich für konkrete Kontaktdaten, die Ähnlichkeitssuche für unsichere Schreibweisen und die Volltextsuche für eine breitere Suche.
Zusätzlich kannst du Kontakte über Verteiler, Versandaufträge, Events, Datenimporte oder Stichwörter finden. So findest du Personen nicht nur über Namen, sondern auch über ihren fachlichen oder organisatorischen Zusammenhang.
