Recherchen sind gespeicherte, dynamische Suchabfragen in myconvento. Mit ihnen kannst du Kontakte gezielt anhand frei definierbarer Kriterien finden und diese Suche später erneut verwenden. Anders als eine einfache Suche besteht eine Recherche nicht nur aus einem einzelnen Suchbegriff, sondern aus einer oder mehreren Bedingungen, die du selbst zusammenstellst.
Recherchen eignen sich besonders gut, wenn du regelmäßig mit bestimmten Kontaktgruppen arbeitest. Du kannst zum Beispiel alle Kontakte mit einer bestimmten E-Mail-Domain, alle Personen an einem bestimmten Ort, Kontakte mit bestimmten Rollen oder Personen mit einer bestimmten Sprache suchen.
Neue Recherche erstellen
Um eine neue Recherche anzulegen, öffnest du im Bereich Meine Daten > Personen oben die Auswahl Recherche und wählst dort Neue Recherche. Anschließend öffnet sich ein Dialogfenster, in dem du deine Suchabfrage zusammenstellen kannst.
In diesem Dialog legst du fest, nach welchen Feldern gesucht werden soll. Du wählst zuerst ein Feld, dann eine Bedingung und anschließend den gewünschten Wert.
Ein einfaches Beispiel ist:
E-Mail 1 – enthält – convento.de
Damit findest du alle Kontakte, deren primäre E-Mail-Adresse die Domain convento.de enthält.
Weitere Suchfelder hinzufügen
Über den Button Neues Suchfeld kannst du zusätzliche Kriterien ergänzen. Dadurch lassen sich mehrere Bedingungen miteinander kombinieren.
So kannst du deine Suche Schritt für Schritt verfeinern. Zum Beispiel:
Ort = Düsseldorf UND Position = Journalist
Damit findest du Kontakte, die in Düsseldorf sitzen und die Rolle Journalist besitzt.
Du kannst aber auch alternative Bedingungen verwenden, zum Beispiel:
Sprache 1 = Deutsch ODER Sprache 1 = Englisch
Damit findest du Kontakte, bei denen entweder Deutsch oder Englisch als Sprache hinterlegt ist.
Je nach Aufbau der Recherche kannst du sehr einfache oder sehr genaue Suchabfragen erstellen.
UND- und ODER-Verknüpfungen
Bei Recherchen ist besonders wichtig, wie die Bedingungen miteinander verbunden sind. Eine UND-Verknüpfung bedeutet, dass alle angegebenen Bedingungen erfüllt sein müssen. Das Ergebnis wird dadurch genauer und meist kleiner.
Eine ODER-Verknüpfung bedeutet, dass mindestens eine der Bedingungen erfüllt sein muss. Das Ergebnis wird dadurch breiter und umfasst mehr Kontakte.
Durch die Kombination von Suchfeldern und Gruppen kannst du auch komplexere Abfragen erstellen. So lassen sich Kontakte sehr gezielt eingrenzen, ohne sie manuell zusammensuchen zu müssen.
Arbeiten mit Gruppen
Gruppen lassen sich hinzufügen, um komplexere Suchen durchzuführen. Eine Gruppe dient dabei als Rahmen für die Suchfelder. Innerhalb einer Gruppe kannst du beliebig viele Suchfelder hinzufügen und miteinander verknüpfen.
Du kannst zum Beispiel nach Personen suchen, auf die alle Parameter aus Gruppe 1 oder alle Parameter aus Gruppe 2 zutreffen. So lassen sich mehrere Suchkriterien übersichtlich miteinander kombinieren.
Recherchen sind dynamisch
Ein wichtiger Vorteil von Recherchen ist, dass sie dynamisch sind. Das bedeutet: Eine Recherche speichert nicht einfach eine feste Liste von Kontakten, sondern die Suchkriterien.
Wenn du eine gespeicherte Recherche später erneut öffnest, berechnet myconvento das Ergebnis anhand der aktuellen Daten neu. Neue Kontakte, importierte Datensätze oder geänderte Personen werden automatisch berücksichtigt, sofern sie zu den Kriterien passen.
Beispiel: Du speicherst eine Recherche für alle Kontakte mit der Domain convento.de. Wenn später ein neuer Kontakt mit einer passenden E-Mail-Adresse angelegt wird, erscheint dieser Kontakt automatisch in der Recherche. Du musst die Recherche dafür nicht manuell aktualisieren.
Gespeicherte Recherchen wiederverwenden
Gespeicherte Recherchen stehen dir später jederzeit wieder zur Verfügung. Du kannst sie nutzen, um Kontakte erneut anzuzeigen, gezielt zu bearbeiten oder für weitere Arbeitsschritte zu verwenden.
Besonders hilfreich sind Recherchen beim Versand von Pressemitteilungen. Statt jedes Mal einen Verteiler manuell zusammenzustellen, kannst du eine passende Recherche verwenden. Da die Recherche dynamisch ist, enthält sie immer die aktuell passenden Kontakte. Das setzt natürlich voraus, dass die Kontakte entsprechend gepflegt und mit den Merkmalen versehen werden.
Auch für die Datenpflege sind Recherchen nützlich. Du kannst zum Beispiel Kontakte mit bestimmten Merkmalen finden, fehlende Informationen prüfen oder Datensätze gezielt nachbearbeiten.
Wann sind Recherchen sinnvoll?
Recherchen sind sinnvoll, wenn du dieselbe Zielgruppe häufiger benötigst, wenn du Kontakte nach mehreren Kriterien eingrenzen möchtest oder wenn sich die zugrunde liegenden Daten regelmäßig ändern.
Sie sind auch hilfreich, wenn du größere Datenbestände strukturieren möchtest. Statt Kontakte manuell zu filtern, definierst du einmal die passenden Kriterien und kannst die Recherche später immer wieder aufrufen.
Zusammenfassung
Recherchen in myconvento sind dynamische Suchabfragen für Kontakte. Du legst fest, nach welchen Feldern und Bedingungen gesucht werden soll, kombinierst mehrere Kriterien über Neues Suchfeld und steuerst die Logik über UND- oder ODER-Verknüpfungen.
Da Recherchen dynamisch sind, enthalten sie immer die aktuell passenden Datensätze. Sie eignen sich daher besonders gut für wiederkehrende Zielgruppen, den Versand von Pressemitteilungen und die gezielte Bearbeitung von Kontaktdaten.
