Ein neues Event legst du im Modul „Events“ über „Neues Event“ an. Bestehende Events kannst du aus der Eventübersicht heraus öffnen und anschließend bearbeiten. Das Formular ist als mehrstufiger Assistent aufgebaut und führt dich Schritt für Schritt durch die wichtigsten Einstellungen.
Je nach Event-Typ, gebuchten Modulen, Account-Einstellungen und deinen Benutzerrechten können einzelne Felder oder Optionen abweichen.
Schritt 1: Basisinformationen
Im ersten Schritt erfasst du die grundlegenden Angaben zu deinem Event. Dazu gehören Mandant, Titel, Beschreibung, Sprache, Typ des Events und Gruppe. Der Titel ist besonders wichtig, weil er später an vielen Stellen sichtbar ist, zum Beispiel in der Eventübersicht, im Dialogformular oder in Verlinkungen.
In der Beschreibung kannst du zusätzliche Informationen zum Event hinterlegen. Für einfache Formatierungen stehen dir Funktionen wie Fett, Kursiv und Unterstrichen zur Verfügung.
Außerdem legst du Datum und Uhrzeiten fest. Dazu gehören das Veranstaltungsdatum von, optional ein Veranstaltungsdatum bis und die passende Zeitzone. Zusätzlich bestimmst du, ab wann das Dialogformular aktiv sein soll und optional, bis wann es verfügbar bleibt. Für Zeiträume außerhalb der Aktivität kannst du einen Infotext pflegen.
Im Bereich „Art und Anschrift der Veranstaltung“ hinterlegst du Ort, URL, Art der Veranstaltung, Anschriftstitel und Anschrift. Bei bereits gespeicherten Events wird außerdem der Link zum Event angezeigt. Diesen kannst du kopieren oder als QR-Code nutzen.
Schritt 2: Weitere Informationen
Im zweiten Schritt legst du zusätzliche Einstellungen für dein Event fest. Dazu gehört das Layout des Formulars. Über die Vorschau kannst du prüfen, wie das gewählte Formularlayout wirkt.
Du kannst außerdem eine Header-Grafik für das Formular auswählen oder entfernen. Diese Grafik prägt den visuellen Einstieg des Dialogformulars und sollte zum Event passen.
Weitere Optionen steuern, ob das Event im NewsCenter angezeigt wird und ob die Teilnahme nur mit Einladung möglich sein soll. Zusätzlich kannst du Ansprechpartner hinterlegen. Diese erscheinen später als Kontaktpersonen zum Event.
Wenn es eine maximale Teilnehmerzahl gibt, kannst du diese ebenfalls eintragen. Über „Infotext bearbeiten“ lässt sich ein Hinweis pflegen, der angezeigt wird, wenn die Teilnehmerzahl erreicht ist oder eine Anmeldung nicht mehr möglich sein soll. Eine interne Notiz kann zusätzliche Informationen enthalten, die nicht zwingend öffentlich sichtbar sein müssen.
Schritt 3: Bestätigungen
Im dritten Schritt konfigurierst du Benachrichtigungen und Bestätigungsmails. Du kannst festlegen, ob Verantwortliche über Reaktionen informiert werden sollen. Dazu gibst du eine oder mehrere E-Mail-Adressen für Benachrichtigungen an. Mehrere Empfänger trennst du durch Komma.
Außerdem kannst du ein Opt-In-Verfahren verwenden. Ob dies sinnvoll oder erforderlich ist, hängt vom Einsatzzweck deines Events ab.
Für automatische Bestätigungsmails kannst du einen angezeigten Namen und eine Antwortadresse festlegen. Zusätzlich bearbeitest du die Texte für die Bestätigung des Eintrags und die Bestätigung der Abmeldung. In diesen Texten kannst du Textmarken verwenden, damit personenbezogene oder eventbezogene Angaben automatisch eingefügt werden.
Schritt 4: Dialogformular bearbeiten
Nach dem Speichern gelangst du zum Dialogformular. Dort legst du fest, welche Felder Teilnehmer ausfüllen sollen. Je nach Event-Typ können andere Felder sinnvoll sein, zum Beispiel Teilnahme, Begleitpersonen, Rückfragen, Auswahlfelder oder Uploads.
Das Dialogformular ist der zentrale Bereich, über den spätere Antworten und Anmeldungen eingehen. Prüfe deshalb sorgfältig, ob alle benötigten Informationen abgefragt werden und ob das Formular für die Teilnehmer verständlich aufgebaut ist.
Bestehende Events bearbeiten
Wenn du ein bestehendes Event bearbeitest, sind die bereits gespeicherten Angaben im Formular vorbelegt. Du kannst die Inhalte ändern und anschließend erneut speichern.
Beachte dabei, dass Änderungen an Datum, Formular, Bestätigungstexten oder Teilnahmebedingungen Auswirkungen auf laufende Einladungen und bestehende Antworten haben können. Besonders bei bereits versendeten Einladungen solltest du prüfen, ob Links, Formularfelder und Bestätigungsmails weiterhin zum aktuellen Stand des Events passen.
Zusammenfassung
Das Anlegen und Bearbeiten eines Events erfolgt in mehreren Schritten. Zuerst erfasst du Basisinformationen, Datum, Ort und Event-Link. Danach folgen weitere Einstellungen wie Layout, Header-Grafik, Sichtbarkeit, Ansprechpartner und Teilnehmerzahl. Im Bereich „Bestätigungen“ richtest du Benachrichtigungen und automatische E-Mails ein. Abschließend bearbeitest du das Dialogformular, über das Teilnehmer ihre Antworten oder Anmeldungen übermitteln.
