In diesem Artikel möchten wir auf Fragen eingehen, welche über den regulären Workflow hinausgehen. Dieser Frage/Antwort-Katalog wird kontinuierlich aktualisiert und hilft Ihnen dabei, Expertenwissen für „Versenden“ zu erlangen und Fehler zu vermeiden.
Q: Für meinen Versand habe ich diverse Verteiler aus „Meine Daten“ gewählt, allerdings dauert die Prüfung der Gesamtliste sehr lange oder bricht sogar ab.
Was kann ich tun?
A: Vermutlich gibt es bei den gewählten Verteilern große Überschneidungen, weswegen die Erstellung der Gesamtliste aus den einzelnen Versandlisten aufgrund von Dublettenprüfung, Abgleich mit der Blacklist etc. viel Zeit in Anspruch nimmt. Hierbei kann es sogar vorkommen, dass der Browser in ein Timeout läuft und der Prüfprozess sich „aufhängt“. Hier hilft dann nur eine Aktualisierung der Seite.
Mit Hilfe der „Recherchen“ in „Meine Daten“ können Sie im Voraus die Summe aller gewünschten Verteiler bilden, als Versandliste abspeichern und somit den Prüfprozess beschleunigen.
Gehen Sie dafür wie folgt vor:
1. Wählen Sie in „Meine Daten“-„Personen“ die Suchmethode „Recherche“ aus und wählen Sie neue Recherche
2. Bauen Sie die Recherche nach folgendem Muster auf und klicken Sie anschließend auf „Suchen“. „Neues Suchfeld“ fügt weitere Zeilen hinzu.
ODER
Verteilername (Liste) – gleich – Beispiel 1
Verteilername (Liste) – gleich – Beispiel 2
Verteilername (Liste) – gleich – Beispiell 3
Achten Sie darauf, dass Sie oben links die „Oder-Verknüpfung“ wählen, um die Summe zu bilden („Und“ würde nur Kontakte anzeigen, die sich in allen gewählten Verteilern befinden).
Bei diesem Beispiel werden alle Rollen aufgeführt, die sich mindestens in einem der 3 gewählten Verteiler befinden; Doppelnennungen von Rollen entfallen dadurch = die Prüfung der Gesamtliste muss weniger Daten verarbeiten.
Wird das Ergebnis angezeigt, können Sie dieses über „Recherche speichern“ sichern und für den Versand verwenden. Die Liste finden Sie dann in Schritt 2 der Versanderstellung unter „Meine Daten“-„Recherchen“:
Q: Muss ich bei der Nutzung von Pressbase DACH die Pressbase-Redaktion über die Unzustellbarkeit von Mails informieren?
A: Nein. Die Pressbase-Redaktion wird automatisch informiert und recherchiert/updated die entsprechenden Kontaktdaten zeitnah. Sie können aber neue Informationen mitteilen, welche die Redaktion noch nicht haben kann. Diese werden dann zeitnah überprüft und die Datensätze entsprechend aktualisiert.
Q: Ich habe Bilder vom Desktop hochgeladen (Filemanager) und diese in meine E-Mail eingebunden. Wenn ich mir aber eine E-Mail an mein Gmail-Konto schicke, werden die Bilder nicht angezeigt. Warum?
A: Achten Sie in einem solchen Fall unbedingt darauf, dass der Dateiname keine Leerstellen und keine Sonderzeichen enthält. Es gibt E-Mail Clients, welche den „unterbrochenen“ Quellverweis lesen können (z.B. Outlook), Gmail kann das aber beispielsweise nicht – folglich wird das Bild in der E-Mail nicht dargestellt. Laden Sie Bilder in die Mediathek, bekommen diese eine URL, auf die verwiesen wird. Somit lässt sich das Problem gänzlich umgehen.
Q: Ich erhalte die Meldung: „Es konnte kein Versandkonto ermittelt werden! Bitte kontaktieren Sie Ihren Administrator.“ – Was soll ich tun?
A: Im Admin-Bereich wurden Versandkonten eingerichtet, Ihnen als User ist jedoch keines zugeteilt worden. Der Administrator muss Ihnen eines zuweisen. Dies geschieht im Admin-Bereich unter „Versandkonten“. Dort wählt der Admin das passende Konto aus und setzt ein Häkchen unter „Bearbeiten“ – „Benutzer zuweisen“ bei Ihrem Namen.
Q: Obwohl mehrere Versandkonten existieren, kann ich nur eines auswählen – wieso?
A: Das liegt daran, dass Ihnen keine weiteren Konten zugeteilt wurden. Der Administrator muss Ihnen weitere Versandkonten zuweisen, damit Ihnen diese für die Nutzung zur Verfügung stehen, siehe oben.
Q: Ich habe einen Versandauftrag angelegt, kann diesen aber nicht mehr finden – wo ist er?
A: Nachdem Sie einen Versandauftrag angelegt, aber noch nicht versendet haben, befindet sich dieser unter „Wartende“, da er auf die nächsten Arbeitsschritte wartet – entweder auf den Versand oder auf weitere Bearbeitung. Mithilfe des Buttons „Suchen“ unter „Versandaufträge“ können Sie zwischen den einzelnen „Versandauftrags-Stati“ wechseln.
Q: Wie kann ich den Inhalt einer Mitteilung an weitere Empfänger schicken?
A: Haken Sie unter „Abgeschlossene“ einen Versandauftrag an und wählen Sie unter „Mehr Aktionen“ den Punkt „Versandauftrag als Vorlage verwenden“. Der Inhalt wird nun 1:1 in den Editor geladen, kann ggf. bearbeitet werden und an ein neuen Empfängerkreis versendet werden.
Q: Wieso wird beim Versand an eine Smartliste die Briefanrede nicht korrekt gebildet?
A: Prüfen Sie, wie die Felder ausgefüllt wurden. Wenn Sie m/f als Anrede eintragen, Vornamen, Nachnamen und Sprache eintragen, dann wird die formelle Briefanrede korrekt gebildet.
Soll eine Alternative verwendet werden (z.B. „Lieber Herr Mustermann“), dann muss diese individuell hinterlegt werden.
Q: Beim Testversand habe ich zwei E-Mails erhalten – erhalten die Empfänger der Pressemitteilung auch zwei E-Mails?
A: Nein. Sie erhalten zwei E-Mails, damit Sie nachvollziehen können, wie jeweils die HTML-Mail als auch die Plain Text-Mail aussehen. Der Empfänger erhält in der Regel die HTML-Nachricht; kann er aufgrund einer Server-Einstellung keine HTML-Nachrichten empfangen, erhält er die Textnachricht.
Q: Ich habe mich im Rahmen eines Testversandes über den Abmelden-Link aus Versehen selbst auf die Blacklist gesetzt – kann ich mich dort auch selbst wieder entfernen?
A: Prinzipiell ja – hier ist darauf zu achten, dass der Administrator Ihnen nicht das Recht zum Bearbeiten der Blacklist entzogen hat. Damit solche Versehen aber der Vergangenheit angehören, haben wir die Möglichkeit eingebaut, das eigene Blacklisten über einen Button wieder rückgängig zu machen. Diesen finden Sie unterhalb des Eintragsbestätigung in die Blacklist.
Q: Wie funktioniert das „Gruppenspezifische Blacklisting“ im Detail?
A: In der Stammdatenverwaltung lassen sich sogenannte „Gruppen für Versandaufträge“ hinterlegen, welche es Ihnen ermöglichen Versandaufträge inhaltlich sinnvoll zu kategorisieren. Legen Sie nun einen neuen Versandauftrag an, können Sie im zweiten Schritt auch die Versandgruppe auswählen, zu welcher dieser Versandauftrag dann gehören soll.
Beim Einfügen des Abmelden-Links werden Sie gefragt, ob dieser auf die gewählte Gruppe bezogen werden soll – wählen Sie „Ja“, wird der Link um die Gruppeninformation erweitert.
Meldet sich nun ein Empfänger über den Link ab und trägt sich selbst in die Blacklist ein, gilt der Eintrag nur für diese Versandgruppe. Wird beim nächsten Versand eine andere Gruppe gewählt, greift das gruppenbezogene Blacklisting nicht und der Empfänger wird wieder angeschrieben, da das Thema ein anderes ist.
Möchte der Empfänger gar keine Informationen mehr von Ihnen erhalten, setzen Sie ihn auf die allgemeine Blacklist ohne Versandgruppenzuordnung. Er erhält in Zukunft dann gar keine Aussendungen mehr von Ihnen!
Q: Das gruppenspezifische Blacklisting erlaubt das Abmelden von bestimmten Themen. Kann ich meinen Versand auch dafür nutzen, dem Empfänger weitere Themen anzubieten?
A: Natürlich. Sie können dazu ein Event anlegen und die Themen über das Dialogformular abfragen. Haben Sie Verteiler für bestimmte Themen angelegt, können Sie diese ebenfalls im Dialogformular anbieten und dem Empfänger somit ermöglichen, sich direkt selber „einzuschreiben“. Die Zuordnung zum Verteiler erfolgt dann nach dem Datenabgleich. Erfahren Sie hier mehr dazu: Datenabgleich
Q: Ich möchte meinen Empfängern die Möglichkeit bieten, mich auf Änderungen (Kontaktdaten, Namensänderung etc.) aufmerksam zu machen. Wie mache ich das?
A: Hierfür können Sie entweder ein Event in Verbindung mit dem Datenabgleich nutzen ( der Event-Typ „Adressqualifizierung“ erfüllt genau diesen Zweck) oder einen Link einbauen, der die E-Mail Adresse eines Mitarbeiters enthält, der für die Datenpflege verantwortlich ist.