Neben dem klassischen Versand von Pressemitteilungen können Sie über myconvento natürlich auch Einladungen, Umfragen oder Newsletter versenden.
Workflow
Versandauftrag erstellen
- Wählen Sie auf der Startseite das Modul „Versenden“ (alternativ
-symbol in der Schnellnavigationsleiste). Sie gelangen zunächst in die Übersicht Ihrer bereits abgeschlossenen Versandaufträge. (Versandaufträge mit einem anderen Status erreichen sie über „Suchen“). - Klicken Sie nun auf das grüne Plus-Zeichen oder wählen Sie in der Schnellnavigation „Neuer Versand“. Der Bereich „Vorlage oder Entwurf auswählen“ ermöglicht Ihnen aus leeren Vorlagen diverser Formate (nur HTML, nur Text, HTML+Text, Fixed), Mustervorlagen oder eigenen Layouts/Vorlagen zu wählen. Nach Ihrer Auswahl des Grundgerüsts beginnt der eigentliche Erstellungsprozess in 4 Schritten:
– Format und Inhalt: Hier legen Sie Sprachversionen des Versandauftrags, den jeweiligen Betreff und den Inhalt der E-Mail fest.
Die gewählte Vorlage bestimmt bei der Gestaltung den Rahmen und die Möglichkeiten: Haben Sie beispielsweise „Leere Vorlage nur Text“ gewählt, dann verzichten Sie automatisch auf Formatierungen und Bilder in Ihrer E-Mail und geben reine Textinformation an Ihre Empfänger weiter. „Leere Vorlage nur HTML“ bietet Ihnen die vollen gestalterischen Möglichkeiten. Hier bestimmen Intention und persönliche Präferenz. Nutzen Sie generell unbedingt die Möglichkeit des Testversandes, um überprüfen zu können, wie die Mail bei Ihren Empfängern ankommen würde.
– Empfängerdaten: Haben Sie Ihre Mail gestaltet, können Sie in diesem Schritt Empfängerlisten aus „Meine Daten“ (Meine Verteiler, Recherchen, Smartlisten) und der „Pressbase“ (Verteiler, Recherchen) auswählen, welche dann zu einer Gesamtliste zusammengefügt werden. Klicken Sie auf „Gesamtliste (Empfänger bearbeiten)„, um sich die Empfänger der zusammengefügten Listen anzusehen. Sie sehen dann auch den automatischen Prüfmechanismus des Versandsystems in Aktion, welcher alle als „problematisch“ gekennzeichneten Empfänger automatisch vom Versand ausschließt. Dazu zählen Kontakte auf der Blacklist, Kontakte mit inkompatibler Sprache und Kontakte, bei denen mehrfach dieselbe E-Mail Adresse aufgeführt wird (E-Mail Dubletten).
– Absender und Optionen: Wählen Sie aus den von Ihnen zugeteilten Versandkonten und bestimmen Sie, wann Ihr Versand starten soll.
Sie können den Versandauftrag zunächst nur speichern (um Änderungen zu übernehmen und zu einem späteren Zeitpunkt weiter daran zu arbeiten), ihn terminieren (der Versand wird zum gewählten Zeitpunkt automatisch gestartet) oder sofort versenden. Diese gewählten Optionen greifen nach Beenden des letzten Schrittes „Zusammenfassung“.
– Zusammenfassung: Hier zeigt Ihnen myconvento alle Rahmendaten Ihres Versandes, das gewählte Versandkonto, Empfängerlisten (inklusive bereinigter finaler Gesamtliste), Sprachen und Attachments. Schließen Sie das Erstellen des Versandauftrags mit „Speichern“ ab bzw. starten den Versand über den „Versenden“-Button.
Versandauftrag bearbeiten
Angelegte Versandaufträge lassen sich bearbeiten, indem Sie diese im Bereich „Versenden“ – „Versandaufträge“ aufrufen und unter „Suchen“ die Optionen „Wartende“ wählen. Markieren Sie einen Versandauftrag mit einem Haken und wählen Sie über Optionen „Bearbeiten“. Anschließend durchlaufen Sie noch einmal alle 4 Schritte des Erstellungsprozesses und können die gewünschten Änderungen vornehmen.
Beispiele
Versandauftrag erstellen
Um einen neuen Versandauftrag zu erstellen, klicken Sie oben in der Schnellnavigationsleiste auf das Papierflieger-Symbol und wählen „Neuer Versand“.
Wählen Sie nun den für Sie passenden Vorlagen-Typ. Für dieses Beispiel wird „Leere Vorlage nur HTML“ gewählt, da diese neben den eigenen Vorlagen ein häufig gewähltes Muster darstellt. Mehr Informationen zu den Vorlagentypen unter „Wissenswertes“.
Hier wurde nun eine Basistabelle eingefügt und ausgefüllt (Symbol über dem Zahnrad auf der rechten Seite, Basis Tabelle 1), welche in ihrer Ursprungsform eine Unterteilung in HEADER, MAIN CONTENT und FOOTER aufweist. Nutzen Sie den Testversand, um die E-Mail unter realen Bedingungen zu überprüfen. Unter „Wissenswertes“ erhalten Sie weitere wichtige Hinweise.
Im zweiten Schritt „Empfängerdaten“ können Verteiler etc. gewählt werden, welche dann zu einer Gesamtliste zusammengeführt werden. Hier im Bild ist die Gesamtliste zu sehen, welche 6 Kontakte enthält. Übrig bleiben jedoch zwei Kontakte, da die anderen aufgrund der fehlenden Sprachversion und doppelter Mailadressen ausgeschlossen werden.
Im Schritt „Absender und Optionen“ wählt man das gewünschte Versandkonto (muss dem User zugeordnet werden), führt ggf. erneut einen Testversand durch und wählt anschließend aus, ob gespeichert, terminiert oder sofort versendet werden soll. Im Beispiel wird „Versandauftrag nur speichern (nicht versenden)“ gewählt.
Zudem stehen bei abonnierten Premiumversand die folgenden Optionen zur Verfügung:
Individuelle Auswertung: Wird diese Option aktiviert, dann wird anhand der E-Mail-Adresse dargestellt, wer die E-Mail geöffnet hat (Achtung: DSGVO-relevant. Bitte den Infotext berücksichtigen).
Bilder in HTML als: die Online-Ressource ist hier die Standardeinstellung und stellt die Bilder in der E-Mail über den Referenzlink dar. Bilder müssen nach Erhalt der Mail zugelassen werden
Embedded-Pictures: Das Bild ist fester Bestandteil der Mail und muss nicht heruntergeladen/zugelassen werden, allerdings wird dadurch das Versandvolumen um ein vielfaches größer.
Im letzten Schritt „Zusammenfassung“ erhält man eine Übersicht über den Versandzeitpunkt, die gewählten Formate, die Empfängerlisten, die gewählten Sprachen und die anhängenden Attachments. Über den „Speichern“-Button (in diesem Beispiel) lässt sich der Versandauftrag nach erneutem bestätigen Speichern.
Versandauftrag bearbeiten
Ist der Versandauftrag gespeichert, wird er der Kategorie „Wartende“ zugeteilt, da dieser nun auf weitere Bearbeitung wartet. Diese Kategorie lässt sich über „Suchen“ aufrufen. Haken Sie einen wartenden Versandauftrag an, kann dieser über „Optionen“ bearbeitet werden. Hierfür werden dann erneut die aus dem Erstellungsprozess bekannten 4 Schritte durchlaufen.
Wissenswertes
Premium-Versand: Wenn Sie Links in Ihre Texte einfügen, dann können bestimmen, ob das Klickverhalten auf diese Links getracked werden soll. Nach dem Versand finden Sie diese Informationen dann in der Übersicht. Sie können auch Attachments anhängen und diese verlinken. Für das Tracking dieser Links wird der Premium-Versand nicht benötigt.
Hinweis zur Vorlagenbearbeitung: Da sich jede Änderung im Layout unmittelbar auf den HTML-Quellcode auswirkt, kann es gelegentlich von Vorteil sein über ein gewisses HTML-Grundverständnis zu verfügen. So lassen sich nicht nur die Styles Ihren Bedürfnissen besser anpassen, es lassen sich auch Darstellungsfehler schneller identifizieren.
Vorlagenformate:
Starter-Vorlagenformate:
- Leere Vorlage nur HTML: Wählen Sie dieses Format, um eine HTML-Mail über die volle breite von Beginn an zu erstellen. Können Kontakte kein HTML empfangen, erhalten diese eine Textmail, die einen Link auf die Browserversion enthält.
- Leere Vorlage HTML + Text: Kombinieren Sie HTML und Text, um sowohl eine gestaltete Mail als auch eine Plaintextmail zu versenden.
- Leere Vorlage Fixed: Nutzen Sie dieses Format, um eine Mail mit 600 Pixeln Breite zu erstellen. Damit arbeiten Sie in der Breite, die auf allen Endgeräten optimal dargestellt werden kann (responsive Darstellung).
- Starter Templates 1-3: Diese Starter-Templates dienen Ihnen als Beispiele und können natürlich für Ihre Arbeiten verwendet werden.
Featured-Vorlagenformate:
Featured-Vorlagenformate sind sind so programmiert, daß sie sich besonders für die responsive Ausgabe eignen. Wählen Sie dieses Format, um eine HTML-Mail über eine Breite von maximal 600 Pixeln zu erstellen, die sich jedoch – je nach Ausgabegerät und Screen – in ihrer Breite anpasst. Können Kontakte kein HTML empfangen, erhalten diese eine Textmail, die einen Link auf die Browserversion enthält.
- 1 Spalte: Die Inhalte werden komplett 1-spaltig dargestellt
- 1 2 Spalten: Die Inhalte werden im Kopfbereich 1-spaltig, im unteren Bereich 2-spaltig dargestellt .
- 1 2 1 Spalten: … ermöglicht eine zunächst 1-spaltige, dann 2-spaltige und im unteren Bereich wieder 1-spaltige Darstellung.
- Nutzen Sie die „Vorschau“-Funktion, um das für Sie passende Template auszuwählen. Hier lassen sich auch die Darstellungen auf den unterschiedlichen Ausgabegeräten simulieren.
Mail erstellen:
Achten Sie darauf, dass Sie bei Ihren Mails sowohl den Link auf die Browser Ansicht als auch den Abmelden-Link einfügen.
Der Link auf die Browser Ansicht ermöglicht das Aufrufen der Nachricht auch dann, wenn die E-Mail aus unbekannten Gründen nicht korrekt dargestellt werden kann.
Über den Abmelde-Link kann sich der Empfänger Ihrer Nachricht selbst mit wenigen Klicks auf Ihre Blacklist setzen. Damit handeln Sie nicht nur DSGVO-konform, sondern müssen die jeweiligen Kontakte nicht einzeln aus den Verteilern nehmen.