Typen und Themen für Aktionen

Mit Aktionstypen und Aktionsthemen strukturierst du deine Aktionen in myconvento. Aktionen dokumentieren Kontakte, Aufgaben, Gespräche, E-Mails, Telefonate oder andere Vorgänge, die zu Personen, Unternehmen oder Verteilern gehören. Damit diese Einträge später gut nachvollziehbar bleiben, sollten sie eindeutig eingeordnet werden können.

Die Pflege von Aktionstypen und Aktionsthemen erfolgt über die Stammdaten. Öffne dazu oben rechts das Benutzermenü und Wähle Stammdaten. Im Stammdatenfenster kannst du je nach Berechtigung die Bereiche Aktionstypen und Aktionsthemen auswählen.

Aktionstypen

Der Aktionstyp beschreibt, um welche Art von Vorgang es sich handelt. Er beantwortet also die Frage: Was wurde getan oder was soll getan werden?

Typische Aktionstypen können zum Beispiel sein:

• Telefonat
• E-Mail
• Gespräch
• Meeting
• Notiz
• Aufgabe
• Wiedervorlage
• Social-Media-Kontakt
• Dokument
• Rückruf

Aktionstypen helfen dabei, die Kontakthistorie übersichtlich zu halten. Wenn du später die Aktionen einer Person oder eines Unternehmens betrachtest, erkennst du schneller, ob es sich um ein Gespräch, eine Aufgabe oder einen anderen Vorgang handelt.

Bei Aktionstypen kann zusätzlich ein Symbol hinterlegt werden. Dieses Symbol wird in der Oberfläche angezeigt und erleichtert die schnelle visuelle Orientierung. Außerdem kann festgelegt werden, ob ein Aktionstyp eher für einzelne Vorgänge oder für gruppierte Aktionen gedacht ist.

Aktionsthemen

Das Aktionsthema beschreibt den inhaltlichen Zusammenhang einer Aktion. Während der Aktionstyp die Art des Vorgangs festlegt, beschreibt das Thema, worum es inhaltlich geht.

Beispiele für Aktionsthemen können sein:

• Produktanfrage
• Pressegespräch
• Event-Einladung
• Kooperation
• Rückfrage
• Beschwerde
• Angebot
• Interview
• Nachfassaktion
• Versandvorbereitung

Aktionsthemen helfen besonders dann, wenn viele Aktionen erfasst werden. Du kannst später nachvollziehen, welche Kontakte zu bestimmten Themen stattgefunden haben oder welche Vorgänge in einem bestimmten Zusammenhang stehen.

Zusammenspiel von Typ und Thema

Aktionstyp und Aktionsthema ergänzen sich. Ein Aktionstyp beschreibt die Form, das Aktionsthema den Inhalt.

Beispiel:

• Typ: Telefonat
• Thema: Event-Einladung

Oder:

• Typ: E-Mail
• Thema: Produktanfrage

Durch diese Kombination bleiben Aktionen aussagekräftig, ohne dass jeder Vorgang ausschließlich über Freitext beschrieben werden muss. Das erleichtert die spätere Suche, Filterung und Auswertung.

Einträge bearbeiten und neu anlegen

Wähle in den Stammdaten den gewünschten Bereich aus, also Aktionstypen oder Aktionsthemen. Danach wird die jeweilige Liste geladen.

Vorhandene Einträge können direkt in der Tabelle bearbeitet werden. Neue Einträge erfassen dich über die Eingabezeile am Ende der Liste. Wenn du mehrere neue Werte anlegen möchtest, kannst du weitere Zeilen hinzufügen.

Bei Aktionstypen kannst du zusätzlich ein Symbol auswählen. Achte darauf, dass das Symbol gut zum jeweiligen Typ passt. Ein Telefonhörer eignet sich zum Beispiel für Telefonate, ein Briefumschlag für E-Mails oder ein Kalender für Termine.

Speichere deine Änderungen anschließend über Speichern. Erst danach werden neue oder geänderte Werte übernommen.

Bestehende Verwendung beachten

In der Liste wird angezeigt, wie häufig ein Eintrag bereits verwendet wird. Prüfe diese Information, bevor du einen Aktionstyp oder ein Aktionsthema umbenennst oder löschst.

Wenn ein Aktionstyp bereits in vielen bestehenden Aktionen verwendet wird, wirkt sich eine Umbenennung auch auf diese bestehenden Einträge aus. Das kann sinnvoll sein, wenn ein Begriff vereinheitlicht werden soll. Es kann aber auch zu Verwirrung führen, wenn dadurch ältere Vorgänge eine andere Bedeutung bekommen.

Einige Einträge können systemseitig geschützt sein und lassen sich nicht löschen oder nur eingeschränkt ändern.

Empfehlungen für eine klare Struktur

Halte Aktionstypen möglichst allgemein und Aktionsthemen eher inhaltlich. So bleibt die Struktur verständlich.

Ein Aktionstyp sollte also eher Telefonat, E-Mail oder Meeting heißen. Ein Thema kann dagegen konkreter sein, zum Beispiel Presseanfrage, Event-Einladung oder Kooperation.

Vermeide doppelte Bedeutungen. Wenn es bereits den Aktionstyp Telefonat gibt, sollte kein weiterer Typ Anruf angelegt werden, sofern beides dasselbe beschreibt. Einheitliche Begriffe sorgen dafür, dass Aktionen später besser gefiltert und ausgewertet werden können.