Die Stammdaten sind zentrale Auswahllisten und Grundwerte, die an vielen Stellen in myconvento verwendet werden. Sie helfen dabei, Informationen einheitlich zu erfassen, wiederzufinden und weiterzuverwenden. Wenn Stammdaten sauber gepflegt sind, werden Kontakte, Unternehmen, Verteiler, Aktionen, Events und Versandprozesse übersichtlicher und konsistenter.
Du öffnst die Stammdaten über das Benutzermenü oben rechts in der Navigationsleiste. Wenn du über die entsprechenden Rechte verfügst, steht dort der Menüpunkt Stammdaten zur Verfügung. Nach dem Klick öffnet sich ein modales Fenster, in dem du die verfügbaren Stammdatenbereiche bearbeiten kannst.
Welche Stammdatenbereiche sichtbar sind
Die Auswahl im Stammdatenfenster ist nicht bei jedem Account gleich. Welche Optionen im Dropdown-Menü angezeigt werden, hängt von den gebuchten Modulen deines Accounts und von deinen persönlichen Benutzerrechten ab.
Je nach Konfiguration können dort zum Beispiel Bereiche wie Stichwörter, Gruppen, Aktionstypen, Aktionsthemen, Titel, akademische Grade, Positionen, Abteilungen, Funktionen, Redaktionen, Ressorts, Anreden, Anredeformeln oder der Adresseditor zur Verfügung stehen.
Wenn ein Bereich bei dir nicht angezeigt wird, bedeutet das in der Regel, dass das entsprechende Modul nicht gebucht wurde oder dir das notwendige Recht dafür fehlt. Wende dich in diesem Fall an deinen Administrator.
Einen Stammdatenbereich auswählen
Im geöffneten Stammdatenfenster findest du oben rechts das Dropdown-Menü Stammdaten. Darüber wählst du den Bereich aus, den du bearbeiten möchtest. Nach der Auswahl wird der jeweilige Inhalt automatisch im Fenster geladen.
Je nach Stammdatenbereich kann die Darstellung leicht unterschiedlich sein. In vielen Bereichen siehst du eine Tabelle mit vorhandenen Einträgen. Dort kannst du Bezeichnungen bearbeiten, neue Einträge ergänzen oder nicht mehr benötigte Einträge zum Löschen markieren. Einige Bereiche bieten zusätzliche Filter, zum Beispiel nach Sprache oder Geschlecht. Dadurch lassen sich sprachabhängige Werte wie Anreden, Positionen oder Funktionen gezielter pflegen.
Einträge bearbeiten und ergänzen
Vorhandene Stammdateneinträge können direkt in der Liste angepasst werden. Ändere dazu einfach den gewünschten Wert im Eingabefeld. Neue Einträge erfasst du meist über die grün hervorgehobene neue Zeile am Ende der Tabelle. Wenn du mehrere neue Werte anlegen möchtest, kannst du weitere Zeilen hinzufügen.
In manchen Bereichen stehen zusätzliche Angaben zur Verfügung. Bei Aktionstypen kann zum Beispiel ein Symbol ausgewählt werden. Bei Stichwörtern gibt es zusätzlich eine Sortierung, damit häufig verwendete oder besonders wichtige Begriffe in sinnvoller Reihenfolge erscheinen.
Nach dem Bearbeiten speicherst du die Änderungen über den Button Speichern. Erst dann werden neue, geänderte oder gelöschte Einträge übernommen.
Verwendung und Löschung prüfen
In der Liste wird bei vielen Stammdaten angezeigt, wie oft ein Eintrag bereits verwendet wird. Diese Information ist wichtig, bevor du Werte änderst oder löschst. Wird ein Begriff bereits häufig genutzt, kann eine Änderung Auswirkungen auf bestehende Daten haben.
Einige Einträge können nicht gelöscht oder nur eingeschränkt bearbeitet werden. Das schützt zentrale Systemwerte oder bereits verwendete Stammdaten davor, versehentlich entfernt zu werden. Wenn ein Löschfeld deaktiviert ist, darf dieser Eintrag nicht gelöscht werden.
Einheitliche Pflege ist wichtig
Stammdaten wirken sich direkt auf die Qualität deiner Daten aus. Uneinheitliche Begriffe führen schnell dazu, dass Suchen, Filter und Auswertungen unübersichtlich werden. Lege deshalb möglichst klare Bezeichnungen fest und vermeide doppelte oder sehr ähnliche Einträge.
Beispiel: Wenn es bereits das Stichwort Automobilindustrie gibt, sollte nicht zusätzlich ein ähnlicher Begriff wie Autoindustrie angelegt werden, sofern beide dasselbe meinen. Einheitliche Begriffe erleichtern später die Recherche, Segmentierung und Auswertung.
Zusammenfassung
Die Stammdaten sind die Grundlage für viele Auswahllisten und Klassifizierungen in myconvento. Sie werden über das Benutzermenü oben rechts geöffnet und stehen nur Anwendern mit passenden Rechten zur Verfügung. Welche Bereiche sichtbar sind, hängt von den gebuchten Modulen und den Benutzerrechten ab. Pflege Stammdaten sorgfältig, da Änderungen an vielen Stellen im System sichtbar werden können.
