Event Funktion und Event Status

Mit Event Funktion und Event Status steuerst du wichtige Auswahllisten für die Arbeit mit Events. Diese Werte werden vor allem verwendet, um Teilnehmerinnen und Teilnehmer eines Events genauer einzuordnen und den aktuellen Stand ihrer Antwort oder Teilnahme nachvollziehbar zu machen.

Die Pflege dieser Werte erfolgt in den Stammdaten. Öffne dazu oben rechts das Benutzermenü und Wähle Stammdaten. Im Stammdatenfenster kannst du im Dropdown-Menü den Bereich Events öffnen. Je nach Berechtigung stehen dort die Punkte Funktion und Status zur Verfügung.

Ob diese Bereiche sichtbar sind, hängt davon ab, ob das Modul Events für deinen Account verfügbar ist und ob du die notwendigen Rechte zur Bearbeitung der Stammdaten besitzt.

Event Funktion

Die Event Funktion beschreibt, in welcher Rolle eine Person an einem Event teilnimmt oder in welchem Zusammenhang sie zum Event steht. Dadurch können Teilnehmer besser strukturiert und später gezielter ausgewertet werden.

Typische Beispiele für Event-Funktionen können sein:

• Teilnehmer
• Referent
• Moderator
• Presse
• Begleitperson
• Ansprechpartner
• Organisation
• VIP
• Gast

Welche Funktionen sinnvoll sind, hängt stark davon ab, wie du Events in deinem Account nutzt. Für Presseveranstaltungen können andere Funktionen relevant sein als für Webinare, Umfragen oder interne Veranstaltungen.

Event-Funktionen helfen dir, Teilnehmerlisten besser zu verstehen. Du kannst zum Beispiel unterscheiden, ob eine Person regulär teilnimmt, als Referent auftritt oder organisatorisch beteiligt ist.

Event Status

Der Event Status beschreibt den aktuellen Zustand einer Antwort oder Teilnahme. Damit lässt sich nachvollziehen, ob eine Person zugesagt, abgesagt, noch nicht reagiert oder einen anderen Bearbeitungsstand hat.

Typische Beispiele für Event-Status können sein:

• Zugesagt
• Abgesagt
• Warteliste
• Offen
• Eingeladen
• Teilgenommen
• Nicht erschienen
• Nachbearbeitung erforderlich

Der Status ist besonders wichtig, wenn du mit Antworten, Teilnehmerlisten oder Nichtreagierern arbeitest. Er unterstützt dich dabei, den Überblick über alle Rückmeldungen zu behalten und gezielt weitere Schritte einzuleiten.

Werte bearbeiten und ergänzen

Wenn du im Stammdatenmenü unter Events den Bereich Funktion oder Status auswählst, wird die jeweilige Liste geladen. Vorhandene Einträge können direkt in der Tabelle bearbeitet werden. Neue Einträge erfassen dich über die Eingabezeile am Ende der Liste.

Nach dem Bearbeiten speicherst du deine Änderungen über Speichern. Erst danach werden neue oder geänderte Werte übernommen.

Achte darauf, die Begriffe möglichst eindeutig zu wählen. Ein Status wie Zugesagt ist klar verständlich. Mehrere ähnliche Statuswerte wie Zusage, zugesagt und nimmt teil können dagegen später zu Verwirrung führen.

Auswirkungen auf bestehende Events

Änderungen an Event-Funktionen oder Event-Status können sich auf bestehende Events auswirken, wenn diese Werte dort bereits verwendet wurden. Prüfe deshalb vor dem Umbenennen oder Löschen, ob ein Eintrag bereits genutzt wird.

In der Liste wird angezeigt, wie häufig ein Wert verwendet wird. Diese Information hilft dir einzuschätzen, ob eine Änderung unkritisch ist oder ob sie bestehende Eventdaten beeinflussen kann.

Einträge, die systemseitig geschützt sind oder bereits in bestimmter Weise verwendet werden, können unter Umständen nicht gelöscht werden.

Empfehlungen für die Pflege

Halte die Listen möglichst kurz und eindeutig. Zu viele Statuswerte oder Funktionen erschweren später die Auswertung. Überlege deshalb vor dem Anlegen neuer Werte, ob ein bestehender Begriff bereits ausreicht.

Für Event-Status empfiehlt sich eine klare Logik entlang des tatsächlichen Prozesses: eingeladen, zugesagt, abgesagt, teilgenommen oder nicht erschienen. Für Event-Funktionen sollten Rollen verwendet werden, die bei der Organisation oder Auswertung wirklich helfen.

Wenn mehrere Personen Events im System anlegen oder bearbeitest, stimmst du die Begriffe möglichst im Team ab. So vermeidest du doppelte oder widersprüchliche Werte.