Einer meiner Kontakte macht gemäß DSGVO von seinem Auskunftsrecht Gebrauch – gibt es eine Möglichkeit, die Daten, die ihn betreffen, offenzulegen?
Im Datensatz dieser Person kannst du über "Mehr Aktionen" das Personendossier herunterladen. Hier sind alle relevanten Informationen enthalten. Sende dieser Person dieses PDF-Dokument zu, um der Anfrage
DSGVO-konform nachzukommen.
Gibt es eine Möglichkeit, bei der Erfassung von neuen Rollen für eine Person bereits bestehende Daten (z.B. Kontaktdaten) aus anderen Rollen zu übernehmen?
Nein, diese Möglichkeit gibt es nicht. Rollen können jedoch die Kontaktdaten des zugeordneten Unternehmens/Mediums erben, wenn keine eigenen Daten eingetragen werden.
Gibt es eine Möglichkeit, die "Gültigkeit" von Kontakten zu beschränken? Wir erfahren immer wieder im Voraus von Wechseln und es wäre praktisch, wenn man Rollen zu einem bestimmten Zeitpunkt beenden bzw. starten könnte.
Das ist in der Form nicht möglich. Allerdings kannst du für diese Personen Aktionen anlegen, ein Datum für ein Follow-up hinterlegen und dir eine Reminder-Mail an dem Tag zuschicken lassen.
So kannst du zeitnah einen Nachfolger erfassen.
Ich habe eine Abwesenheitsnotiz erhalten. Wie kann ich diese Info entsprechend beim Kontakt hinterlegen?
Wenn du einen Kontakt bearbeitest, kannst du im Tab "Details" auf den Stift neben "Versandoptionen" klicken, um diese anzupassen. Hier kannst du den Kontakt auf inaktiv stellen, den Grund
für die Inaktivität angeben und bestimmen, wann dieser wieder reaktiviert werden soll.
Ich habe zu bestimmten Kontakten eine gute Beziehung und spreche diese nicht formell an. Wie kann ich das bei myconvento berücksichtigen?
In jedem Datensatz gibt es einmal die förmliche "Briefanrede" (wird automatisch befüllt) und die "Persönliche Briefanrede" (kann bei Bedarf eingetragen werden). So kann man Kontakte je nach
Situation formell oder persönlich ansprechen.
Ist es möglich zu vermerken, ob jemand per E-Mail oder per Post kontaktiert werden möchte?
Du könntest einen entsprechenden Vermerk im Notizfeld des Kontakts hinterlegen oder ein entsprechendes Stichwort anlegen.
Danach lässt sich jeweils über eine Recherche suchen, um einen Gesamtüberblick zu erhalten. Diese angezeigte Liste kann dann auch per Excel heruntergeladen werden.
Kann ich einen Kontakt direkt über den Datensatz anrufen?
Wird die Telefonnummer im gängigen Format hinterlegt, dann wird sie als Tel-Link im Datensatz eingefügt. Wenn du ein Telefonie-Tool nutzt, das diese Links erkennt (z.B. Sipgate, Skype),
kannst du die Nummer per Klick anrufen.
Kann ich einstellen, dass nicht automatisch Freelancer angezeigt wird, wenn ich kein Unternehmen eintrage?
Beim Datenimport kann bestimmt werden, ob eine Person Freelancer oder Privatperson ist (je nachdem ob die regulären Adressfelder oder die privaten Adressfelder befüllt werden).
Kann ich auch nach E-Mail-Adressen im System suchen?
Nutze dafür am besten die Recherche unter "Kontakte". Hier kannst du die vollständige E-Mail-Adresse oder Teile davon (z.B. convento) eintragen, um dir Kontakte anzeigen zu lassen, die
die entsprechende E-Mail-Adresse besitzen. Beispiel: E-Mail 1 - enthält - Convento
Kann ich direkt zwei E-Mail-Adressen einer Person anschreiben?
Bearbeite eine(n) Person/Kontakt unter "Meine Daten", dann kannst du ein Häkchen bei der Option "Duplex" setzen.
Somit werden beide hinterlegten E-Mail-Adressen (Felder E-Mail 1 und E-Mail 2) beliefert.
Kann ich gelöschte Personen wiederherstellen?
Das Wiederherstellen von Personen ist ein aufwändigeres Prozedere, das nur durch unseren Support bzw. Datenbank-Administrator gelöst werden kann.
Deshalb können wir dir das Wiederherstellen dieser Person/ dieses Kontaktes im Rahmen einer Dienstleistung anbieten.
Kontaktiere dafür unsere Kundenbetreuung: kundenbetreuung@convento.de.
Kann ich meine Kontakte/Personen mit der Datenbank der pressbase DACH abgleichen?
Öffne im Bereich "Meine Daten" unter "Kontakte" einen Verteiler. Anschließend kannst du zunächst alle Treffer mit einem Klick auf die oberste Checkbox auf der linken Seite markieren und anschließend unter dem
Punkt "Optionen" auf "Pressbase D/A/CH Abgleich" klicken.
Im Dialog, der sich nun öffnet, wird dein Datensatz im Vergleich zum pressbase Datensatz angezeigt und inwiefern sie sich unterscheiden. Du kannst jetzt entscheiden, ob du Änderungen aus der
pressBASE übernehmen möchtest.
Kann ich Unternehmen einem bzw. mehreren Mandanten zuordnen?
Dies ist nur indirekt möglich, da nur Personen/Kontakte einem Mandanten zugeordnet werden können.
Du kannst in "Meine Daten" bei der "Standardsuche" nach Personen/Kontakten suchen, die in diesem Unternehmen tätig sind, und diese auswählen.
Über "Optionen" lassen sich diese einem "Mandanten zuordnen".
Lassen sich zwei Unternehmen miteinander verknüpfen?
Du kannst Unternehmen durch die Kategorisierungen der Typen: "Verlag", "Medium", "Konzern" und "Firma" über- bzw. unterordnen.
So lässt sich einem Verlag das jeweilige Medium unterordnen bzw. miteinander verknüpfen, sowie eine Firma einem Konzern.
Diese Verknüpfung kannst du unter "Unternehmen bearbeiten" vorgeben.
Plötzlich sehe ich in der Datenbank keine Kontakte mehr. Was ist passiert?
Ist kein Leeren der Datenbank erfolgt, dann handelt es sich in der Regel um ein Darstellungsproblem, welches durch einen vollen Browsercache entsteht. Leere einmal den Browsercache vollständig
und lade die Seite erneut; die Kontakte sollten nun wieder sichtbar sein.
Warum werden Personen farblich (hell-/dunkelblau) unterschieden?
Eigene in "Meine Daten" angelegte Kontakte sind in myconvento hellblau.
Ein Kontakt, welcher dunkelblau dargestellt wird, wurde aus der pressbase in die eigene Datenbank importiert.
Was bedeuten die Felder "Titel" und "Grad"?
Titel meint den Adelstitel bzw. ein gehobenes Amt, Grad meint den akademischen Grad.
Was bedeutet die Favoriten-Rolle bei einer Person?
Das Rollen-System in myconvento berücksichtigt, dass ein und dieselbe Person mehrere Aufgaben, also "Rollen" haben kann. Du kannst sie in der Funktion anschreiben, die am besten zu deiner Nachricht
passt.
Die Favoriten-Rolle ist die "Hauptrolle", also Hauptaufgabe der Person und wird in der Trefferliste angezeigt, wenn du nach einer Person suchst. Dass und wie viele Rollen dieser Kontakt hat, erkennst
du an der Zahl in Klammern, die hinter dem Namen steht.
Welche Bedeutung haben die verschiedenen Symbole (farbige Punkte) neben den Kontakten?
Die farbigen Punkte befinden sich neben den (dunkelblauen) Kontakten, die aus der Pressbase in "Meine Daten" importiert wurden. Diese Punkte geben Auskunft über die Aktualität deines importierten Datensatzes.
Grün bedeutet, dass der Datensatz mit der pressbase übereinstimmt. Gelb bedeutet, dass der Datensatz sich geändert hat und rot bedeutet, dass es diesen Datensatz in der pressbase nicht mehr gibt.
Werden Stichwörter bei Personen auf alle Rollen übertragen?
Die Personenstichwörter beziehen sich auf die Person, nicht auf die Rollen, dementsprechend sind sie rollenübergreifend.
Wie führe ich eine Dublettenbereinigung durch?
Du kannst die Kontakte unter "Meine Daten" aufrufen, die du für die Dublettenbereinigung berücksichtigen willst.
Wenn du alle Kontakte nutzen willst, setze das Zeichen * in das Suchfeld.
Markiere die Kontakte (Häkchen in die linken Kästchen) und klicke dann auf "Mehr Aktionen" => "Dubletten finden".
Nun werden Kontakte angezeigt, die identische Namen aufweisen. Markiere die Kontakte, die du zusammenführen willst und wähle über "Mehr Aktionen" den Punkt "Zusammenfassen" aus. Es
findet nun eine Gegenüberstellung der Daten statt, bei der du einen Zieldatensatz auswählen kannst.
Nach dem Zusammenfassen gibt es einen Datensatz mit mehreren Rollen. Sind diese identisch, können überflüssige Rollen gelöscht und Verteiler etc. auf die übrige Rolle übertragen werden.
Wie kann ich eine(n) neue(n) Person/Kontakt anlegen?
Klicke hierzu im Bereich "Meine Daten" unter "Personen" auf den blauen Plus-Button, um den entsprechenden Dialog zu öffnen.
Wie kann ich Kontakte/Personen zusammenfassen?
Rufe die Kontakte in der Trefferliste auf und markiere diese.
Nun kannst du über "Mehr Aktionen" die Kontakte "zusammenfassen". Im anschließenden Dialogfeld entscheide auf welche Zielperson die andere(n) Person(en) übertragen werden soll(en).
Wie kann ich alle Personen/Kontakte aus der Datenbank löschen, die sich auf der Blacklist befinden?
Du kannst im Bereich "Meine Daten" unter dem Punkt "Personen" bei den Suchen "Recherche"-"Neue Recherche" wählen.
In dieser kannst du den Parameter "E-Mail auf Blacklist" - "gleich" - "Ja" eingeben und die Ergebnisliste aller Kontakte markieren.
Unter "Mehr Aktionen" kannst du die Personen "löschen".
Auf Wunsch kann zusätzlich durch den Support das DSGVO-konforme Löschen aktiviert werden. Dadurch können Personen mit denselben Daten nicht erneut angelegt werden.
Wie kann ich eine Person mit ihrer Kontakthistorie neu zuordnen?
Dazu wähle in der Detailansicht eines Kontaktes im Reiter "Rolle" unter "Mehr Aktionen" den Punkt "Rolle umziehen lassen".
Die Kontakthistorie wie z.B. die angelegten Aktionen werden dabei automatisch auf das neue Unternehmen mit übertragen.
Wie kann ich eine(n) Person/Kontakt als geprüft markieren?
Markiere die Person/den Kontakt in einer Suche unter dem Bereich "Meine Daten" - "Personen" über die Checkbox.
Anschließend kannst du unter "Mehr Aktionen" oder per Rechtsklick einen "Prüfstempel setzen".
Wie kann ich einen Freelancer einem Unternehmen zuordnen?
Das geht. Lege für die Person eine Rolle als Freelancer an, wenn du darstellen möchtest, für welche Unternehmen eine Person als Freelancer tätig ist.
Gehe dazu in die Detailansicht der Person und markiere die gewünschte Rolle mit der Checkbox.
Anschließend kannst du unter "Mehr Aktionen" die "Rolle umziehen lassen". In der neuen Maske wähle das gewünschte Unternehmen aus, in das der Freelancer umziehen soll.
Wie lassen sich Kontakte nach bestimmten Kriterien finden?
Du kannst im Modul "Meine Daten" eine neue Recherche starten und eintragen, welche Kriterien die gesuchten Personen erfüllen sollen. Hier kannst du beispielsweise einen Kontakt anhand seiner
E-Mail-Adresse finden oder über den Anwender, der den Datensatz angelegt hat. Die Kriterien kannst du auch als eigene Recherche unter einem aussagekräftigen Namen abspeichern und später unter
"Meine Recherchen" wieder aufrufen. Die Ergebnisse sind dynamisch, also stets aktuell.
Recherchen lassen sich zudem auch als Versandlisten verwenden.
Wie lässt sich ein Kontakt anhand einer E-Mail-Adresse suchen?
Dazu eignen sich die Recherchen, die du im Modul "Meine Daten" unter "Personen" rechts oben im Drop-down-Menü findest.
Hier kannst du unterschiedlichste Parameter auswählen wie z.B. die Suche nach der E-Mail 1 oder E-Mail 2.
Wie unterscheidet sich das Inaktiv-setzen von einem Eintrag auf der Blacklist?
Das Inaktiv-setzen ist für ein "Abmelden vom Versand" für einen absehbaren, einstellbaren Zeitraum (zum Beispiel im Falle einer Urlaubsnotiz). Das Blacklisting ist eine dauerhafte Sperrung der
E-Mail-Adresse, da der Kontakt keine Mails mehr empfangen möchte.
Soll die geblacklistete E-Mail-Adresse wieder angeschrieben werden, muss diese aktiv von einem berechtigten Anwender von der Blacklist entfernt werden.
Wie wird die Briefanrede in myconvento erstellt?
Die Briefanrede, die du bei der Erstellung eines Versandes im ersten Schritt "Format und Inhalt" unter "Textmarke" findest, wird aus dem Nachnamen, dem Geschlecht und der Sprache erstellt.
Wenn kein spezifischer Nachname hinterlegt ist, wird die allgemeine Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren" gebildet.
Wir würden gerne die myconvento Daten für den Etikettendruck verwenden. Ist das möglich?
Wenn sich die benötigten Kontakte in einem Verteiler befinden, dann kannst du diesen aufrufen, alle über den Tabellenkopf markieren und über "Mehr Aktionen" den Punkt "Excel Download" wählen.
Nun kannst du aussuchen, welche Felder übernommen werden sollen. Wähle hier das Feld "Adressfeld Straße bevorzugt", um pro Kontakt die für den Etikettendruck benötigten Daten untereinander
aufgelistet zu bekommen.
Wo kann ich die Bearbeitungshistorie eines Datensatzes in "Personen" aufrufen?
In der Detailansicht einer Person befindet sich unter dem Tab "Infos" der Eintrag "Letzte Änderung am".
Klicke dort mit der rechten Maustaste auf das angegebene Datum. Anschließend öffnet sich ein Bearbeitungsverlauf, der auch die Information enthält, wann beispielsweise diese Rolle ein
Unternehmen gewechselt hat.
Woran erkennt man, dass ein Kontakt aus der pressbase stammt?
Importierte pressbase-Kontakte werden in der Liste dunkelblau dargestellt, im Gegensatz zu eigenen (hellblauen) Daten.
