Anwender

Im Bereich Anwender verwalten Administratoren die Benutzer deines myconvento-Accounts. Hier legst du neue Anwender an, bearbeitest vorhandene Zugänge, prüfst die Lizenzbelegung und steuerst, welche Personen sich im System anmelden können.

Der Bereich ist besonders wichtig, weil Anwender nicht nur persönliche Zugangsdaten besitzen, sondern auch mit Rollen, Rechten, Versandkonten und bestimmten Funktionen verbunden sein können. Eine sorgfältige Pflege der Anwender sorgt dafür, dass jeder Benutzer genau die Arbeitsmöglichkeiten erhält, die er für seine Aufgaben benötigt.

Überblick über die Anwenderliste

Nach dem Öffnen des Bereichs siehst du eine tabellarische Übersicht der vorhandenen Anwender. Oberhalb der Liste wird angezeigt, wie viele Anwender-Lizenzen bereits belegt sind und wie viele Lizenzen noch verfügbar sind. Dadurch erkennst du sofort, ob weitere Benutzer angelegt werden können oder ob der Lizenzumfang erweitert werden muss.

Die Liste enthält unter anderem Benutzername, Rollen, letzte Aktivität, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefon, Mobilnummer, Abteilung und Premium-Support-Status. Dadurch können Administratoren schnell prüfen, welche Personen im Account arbeiten, wann sie zuletzt aktiv waren und welche organisatorischen Angaben hinterlegt sind.

Über die Suche kannst du bestimmte Anwender gezielt finden. Das ist hilfreich, wenn viele Benutzer im Account vorhanden sind. Zusätzlich kannst du die Anzahl der angezeigten Zeilen ändern, die Liste als Excel-Datei exportieren oder über Spalten anpassen festlegen, welche Informationen angezeigt werden.

Neuen Anwender anlegen

Über den Button Neuen Anwender anlegen öffnst du den Dialog zum Erstellen eines neuen Benutzers. Der Dialog enthält mindestens die Bereiche Details und Versandkonten zuweisen.

Im Bereich Details erfasst du die persönlichen und organisatorischen Daten des Anwenders. Dazu gehören Sprache, Zeitzone, Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Benutzername, Abteilung, E-Mail-Adresse, Telefon, Mobilnummer und Fax.

Pflichtfelder sind besonders wichtig, weil der Anwender ohne diese Angaben nicht korrekt angelegt werden kann. Dazu gehören unter anderem Vorname, Nachname, Benutzername, E-Mail-Adresse und Telefon. Der Benutzername wird später für die Anmeldung verwendet und sollte eindeutig und nachvollziehbar gewählt werden.

Die Sprache und Zeitzone beeinflussen, wie der Anwender myconvento nutzt. Die Sprache steuert die Benutzeroberfläche, während die Zeitzone für zeitbezogene Angaben relevant ist, zum Beispiel bei Aktivitäten, Versandzeitpunkten oder Erinnerungen.

Aktivstatus und Anmeldung

Mit der Option Aktiv (Kann sich anmelden) legst du fest, ob der Anwender sich tatsächlich anmelden darf. Ein angelegter Benutzer muss also nicht automatisch aktiv sein.

Das ist praktisch, wenn ein Zugang vorbereitet werden soll, aber erst später freigeschaltet wird. Ebenso können ausgeschiedene oder pausierende Anwender deaktiviert werden, ohne den Datensatz sofort zu löschen. So bleiben Informationen nachvollziehbar, während der Login gesperrt ist.

Anwender- und Administratorstatus

Die Option Ist Anwender bestimmt, ob die Person als nutzender Benutzer des Systems geführt wird. Nur solche Anwender belegen in der Regel eine Anwender-Lizenz und können mit den freigeschalteten Bereichen arbeiten.

Über Ist Administrator vergibst du administrative Rechte. Administratoren können je nach Berechtigung zentrale Einstellungen ändern, Anwender verwalten, Rechte bearbeiten, Versandkonten einrichten oder weitere accountweite Funktionen steuern.

Diese Berechtigung sollte mit Bedacht vergeben werden. Administratoren haben Zugriff auf sensible Einstellungen und können Änderungen vornehmen, die mehrere Benutzer oder den gesamten Account betreffen.

Premium Support

Falls du in deinem Account Premium Support hast, kannst du hier dem Anwender als Premium-Support-Kontakt festlegen.

Diese Person kann als bevorzugter Ansprechpartner für Supportfälle dienen, wenn ein entsprechender Service gebucht wurde. Wähle dafür idealerweise Personen aus, die fachlich gut mit dem Account vertraut ist und interne Rückfragen koordinieren kann.

Daten an den neuen Anwender senden

Über Daten an den neuen Anwender senden kann das Passwort direkt von dem neuen Benutzer eingerichtet werden. Das ist sinnvoll, wenn der Anwender sofort mit myconvento arbeiten soll.

Prüfe vorher unbedingt, ob die E-Mail-Adresse korrekt eingetragen ist und ob der Benutzer tatsächlich aktiv sein soll. So vermeidest du, dass Zugangsinformationen an eine falsche Adresse gesendet werden.

Versandkonten zuweisen

Im Tab Versandkonten zuweisen legst du fest, welche Versandkonten der Anwender verwenden darf. Das ist besonders wichtig, wenn dein Account mehrere Absenderadressen, Teams oder Kommunikationsbereiche nutzt.

Ein Anwender sollte nur die Versandkonten erhalten, die er für seine Arbeit benötigt. Dadurch vermeidest du Fehlversände über falsche Absender und behältst eine klare Trennung zwischen Abteilungen, Marken oder Mandanten.

Bestehende Anwender bearbeiten

Vorhandene Anwender können aus der Liste heraus bearbeitet werden. Dabei lassen sich Stammdaten, Kontaktdaten, Aktivstatus, Administratorstatus und zugewiesene Versandkonten anpassen.

Typische Änderungen sind neue Telefonnummern, geänderte Abteilungen, Rollenwechsel, neue Zuständigkeiten oder die Deaktivierung eines Zugangs. Prüfe bei jeder Änderung, ob auch die Rechte und Versandkonten noch zur aktuellen Aufgabe des Anwenders passen.