Q: Beim Datenimport wurden Sprache und Land nicht richtig übernommen – Was ist falsch gelaufen?
A: Hier ist unbedingt darauf zu achten, dass die ISO-Kürzel verwendet werden; also „fr“ für „Französisch“/“Frankreich“. Andernfalls kann das System die Angabe nicht erkennen und setzt standardmäßig „deutsch“/“Deutschland“ ein.
Q: Was sind Rollen?
A: „Rollen“ ermöglichen eine gezielte Ansprache von Personen, die nicht nur über einen „Job“ definiert werden können. So befindet sich „Person X“ in Ihrer Datenbank mit der Hauptrolle „Leitender Journalist bei XY“, ist vielleicht nebenbei noch als „Freelancer“ für weitere Medien tätig und darüber hinaus evtl. Dozent für Journalismus-Seminare. Unser System ermöglicht die rollenspezifische Ansprache von Personen und ihre differenzierte Zuordnung zu Verteilern und Aussendungen. So bekommt jeder Kontakt genau die Information, die zur jeweiligen Rolle passt.
Q: Was sind Stichwörter?
A: Stichwörter gibt es zu Personen und zu Unternehmen. Sie werden gehandhabt wie Tags oder Rubriken, um die gewünschten Informationen zu einer Person oder einem Unternehmen zu hinterlegen. Jedes Stichwort kann frei bearbeitet werden, oder über eine selbst definierte Dropdown-Liste mit den Ausprägungen befüllt werden.
Sowohl die Stichwörter, als auch die jeweiligen Stichwort-Inhalte (Ausprägungen) können über die STAMMDATEN erfasst werden.
Q: Was bedeutet Duplex?
A: Duplex bedeutet, dass die E-Mail an beide im Datensatz verfügbaren Mailadressen zugestellt wird. Diese Option kann beim Anlegen/Bearbeiten eines Kontaktes oder in der Trefferliste für mehrere Kontakte gleichzeitig aktiviert werden.
Q: Hilfe! Plötzlich sind all meine Kontakte nicht mehr da! Was ist da los?
A: Kein Grund zur Panik! Was auf den ersten Blick zunächst erschreckend auf Sie wirken mag (zu Recht) hat mit dem „Datenmüll“ zu tun, der sich in Form von temporären Daten und Cookies durch das häufige An- und Abmelden etc. ansammelt. Melden Sie sich ab und löschen Sie die Cookies und den Cache Ihres Browsers. Schon bei der nächsten Anmeldung sehen Sie Ihre Daten wieder!
Q: Wie kann ich einen Journalisten zu einem anderen Unternehmen umziehen lassen?
A: Rufen Sie die entsprechende Person in „Meine Daten“ auf und schauen sich ihre Rollen in der Detailansicht an.
Haken Sie nun die fragliche Rolle an, finden Sie unter „Optionen“ den Punkt „Rolle umziehen lassen“. Wählen Sie diese Option aus, können Sie bestimmen, welche Daten mitgenommen werden sollen, und ob es sich um einen Umzug zu einem anderen Medium oder in das „Freelancertum“ handelt. Außerdem können Sie auch direkt einen Nachfolger anlegen, der dann die Verteilerzuordnung übernimmt.
Q: Wo finde ich meine Verteiler bzw. Versandverteiler?
A: Die Unterscheidung zwischen Verteilern und Versandverteilern gibt es in der aktuellen myconvento-Version nicht mehr. Jeder Verteiler ist gleichzeitig ein Versandverteiler – aufrufbar über „Meine Daten – Verteiler“ in der Schnellnavigationsleiste.
Q: Wirkt sich das Löschen von Rollen aus einem Verteiler auf „Meine Daten“ aus?
A: Nein, Sie löschen nicht die Rolle, sondern nur deren Zuordnung zum Verteiler.
Um für diesen Punkt mehr Klarheit zu schaffen, ist in den Verteilern nicht mehr von „Löschen“ die Rede sondern von „Zuordnung aufheben“.
Q: Mein Verteiler ist mit einem gelben Warndreieck versehen – was bedeutet das?
A: Das gelbe Warndreieck am Verteiler bedeutet, dass dieser gerade für einen Versandauftrag genutzt wird. Es gibt also eine aktive oder wartende Aussendung für diesen Verteiler. Beachten Sie, dass Änderungen am Verteiler analog auch die Empfängerliste des Versandauftrages ändern.