Verteiler in der Medienarbeit
In der klassischen Pressearbeit galt der Verteiler lange Zeit als entscheidender Erfolgsfaktor.
Wer als Pressesprecher oder Agenturmitarbeiter über eine Liste mit den Kontaktdaten der wichtigsten Journalistinnen und Journalisten verfügte, war im Vorteil.
Mit dem Wechsel vom Postversand zu E-Mail-Pressemitteilungen hat sich die Arbeitsweise jedoch grundlegend verändert. Heute ist es weniger wichtig, möglichst viele oder besonders aktuelle Adressen zu besitzen. Entscheidend ist vielmehr, aus dem bestehenden Kontaktpool gezielt die passenden Empfängerinnen und Empfänger für jedes Thema, jeden Versand und jede Einladung auszuwählen.
Deshalb ist der Aufbau und die Pflege von Verteilern in myconvento eine zentrale Aufgabe der Medienarbeit. Verteiler bilden die Grundlage für den Versand von Nachrichten, Einladungen und Pressemitteilungen.
Workflow
- Öffnen Sie auf der Startseite den Bereich „Meine Daten → Verteiler“.
- Klicken Sie auf den blauen Button „Neuen Verteiler anlegen“. Es öffnet sich das entsprechende Dialogfenster.
Verteiler konfigurieren
- Geben Sie den Namen des Verteilers ein
- Entscheiden Sie, ob der Verteiler gesperrt sein soll (gesperrte Verteiler können von anderen Anwendern nicht bearbeitet werden)
- Ordnen Sie den Verteiler optional einer Verteilergruppe zu – z. B. zur besseren Kategorisierung (Diese Gruppen können Sie individuell in den Stammdaten anlegen und bearbeiten)
→ Weitere Informationen finden Sie im Hilfetext „Exkurs: Stammdaten“. - Klicken Sie anschließend auf „Speichern“, um den Verteiler zu erstellen und automatisch in die Detailansicht zu wechseln.
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- Im unteren Bildschirmbereich sehen Sie, welche Rollen aktuell im Verteiler enthalten sind. Klicken Sie auf „Rollen hinzufügen“, um das Dialogfenster „Rollen hinzufügen“ zu öffnen. Verwenden Sie nun die aus „So finden Sie Ihre Kontakte“ bekannten Suchmethoden, um gezielt nach Personen zu suchen.
- Markieren Sie die Rollen, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf „Rollen hinzufügen“, um sie dem Verteiler zuzuordnen.
→ Weitere Informationen zu den zusätzlichen Funktionen finden Sie unter „Wissenswertes“.
Der neu erstellte Verteiler steht nun im Modul „Versenden“ für den E-Mail-Versand zur Verfügung.
Rollen im Verteiler verwalten
Neben dem blauen Button „Rollen hinzufügen“ stehen Ihnen zwei weitere wichtige Funktionen zur Verfügung:
- der rote Button „Rollen entfernen“
- und der Button „Nur gewählte Einträge behalten“
Rollen entfernen (roter Button)
Dieser Button entfernt die markierten Kontakte aus dem Verteiler – sofern sie dort enthalten sind. Das ist hilfreich, wenn Sie bestimmte Kontakte aus einem bestehenden Verteiler ausschließen möchten.
Nur gewählte Einträge behalten
Mit dieser Funktion werden alle anderen Rollen aus dem Verteiler entfernt, nur die markierten bleiben erhalten. Diese Option eignet sich besonders, wenn Sie versehentlich zu viele oder falsche Rollen hinzugefügt haben und den Verteiler auf eine bestimmte Auswahl reduzieren möchten.
Negativabgleich zwischen Verteilern
Der rote „Rollen entfernen“-Button kann auch für einen Negativabgleich zwischen zwei Verteilern verwendet werden.
So gehen Sie vor:
- Öffnen Sie den gewünschten Verteiler.
- Klicken Sie auf „Rollen hinzufügen“.
- Wählen Sie als Suchmethode die „Verteilersuche“.
- Suchen Sie den Verteiler, dessen Rollen Sie vom aktuellen Verteiler abziehen möchten.
- Klicken Sie anschließend auf den roten Button „Rollen entfernen“.
Das System entfernt nun alle Rollen, die im zweiten Verteiler enthalten sind, aus dem aktuell geöffneten Verteiler. So erhalten Sie einen bereinigten Verteiler, der nur die gewünschten Kontakte enthält.
Verteiler kopieren
Mit der Verteilersuche können Sie auch ganze Verteiler kopieren.
Wenn Sie in einem neuen, leeren Verteiler die Verteilersuche verwenden und einen bestehenden Verteiler auswählen, werden alle Rollen dieses Verteilers übernommen.
So lassen sich Verteiler schnell duplizieren oder als Vorlage für neue Verteilstrukturen verwenden.
Verteiler aus Versandaufträgen erstellen
Über die Suche nach Versandaufträgen können Sie alle Kontakte, die an einem bestimmten Versand teilgenommen haben, in einen neuen Verteiler übernehmen.
Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn der ursprüngliche Verteiler versehentlich gelöscht wurde oder Sie den tatsächlich angeschriebenen Empfängerkreis rekonstruieren möchten.
Verteiler zusammenführen
Wenn Sie in der Übersicht zwei oder mehrere Verteiler markieren, können Sie diese über „Mehr Aktionen → Zusammenfassen“ und zu einem einzigen Verteiler zusammenführen.
Wählen Sie im folgenden Dialog einen Zielverteiler aus, in den die Rollen der anderen Verteiler übernommen werden.
Achtung: Alle anderen, zusammengeführten Verteiler werden dabei gelöscht. Beachten Sie den entsprechenden Warnhinweis im System, bevor Sie die Aktion bestätigen.
Beispiel