Neue Kontakte manuell anlegen
Das manuelle Erfassen neuer Kontakte ist – neben dem Import vorhandener Daten – die wichtigste Möglichkeit, Ihre Datenbank zu erweitern. In dieser Anleitung erfahren Sie anhand eines Workflows, wie Sie Schritt für Schritt einen neuen Datensatz anlegen. Im Abschnitt „Wissenswertes“ finden Sie außerdem ergänzende Hinweise und Detailinformationen.
Workflow
- Öffnen Sie den Bereich „Meine Daten“ → „Personen“.
Hier können Sie nach bestehenden Kontakten suchen und neue Personen hinzufügen. - Klicken Sie auf „Neue Person“, um den Erfassungsdialog zu öffnen.
- Geben Sie im Dialogfenster die Daten der neuen Person ein.
Während der Eingabe prüft das System automatisch, ob der Kontakt bereits in einer der folgenden Quellen vorhanden ist:- Meine Daten
- pressbase DACH/ pressbase WELT (sofern lizenziert) – Diese Prüfung dient der Vermeidung von Dubletten.
- Wenn kein Medium oder Unternehmen angegeben ist, passen sich die Schaltflächen unten automatisch an. Sie können dann wählen, ob Sie die Person als Privatperson oder Freelancer anlegen möchten. Durch Anklicken einer dieser Schaltflächen öffnet sich ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie zusätzliche Informationen, wie zum Beispiel die Adresse, eintragen können.
- Mit einem Klick auf „Details“ gelangen Sie zur Detailansicht der neu angelegten Person. Über „Bearbeiten“ können Sie hier auch später noch Angaben ergänzen oder ändern.
Beispiel
Wissenswertes
- Bei Namen mit häufigen oder unterschiedlichen Schreibweisen – etwa „Meier“ oder „Schmidt“ – kann eine längere Liste möglicher Dubletten erscheinen. Ergänzen Sie in diesem Fall den Vornamen, um die Trefferliste zu verfeinern.Nach dem gleichen Prinzip funktioniert die Dublettenprüfung im Feld „Unternehmen“: Eine Suche nach „Welt“ liefert deutlich mehr Ergebnisse als die gezieltere Eingabe „Die Welt“.
So prüft myconvento neue Einträge auf Dubletten:
Das System kontrolliert bei jeder Neuanlage, ob die Person oder das Unternehmen bereits existieren, und reagiert entsprechend:
- Person UND Unternehmen existieren bereits in „Meine Daten“: Wenn keine Fehleingabe oder -auswahl vorliegt, müssen Sie der Person eine neue Rolle beim bestehenden Unternehmen zuordnen.
- Person existiert bereits, das Unternehmen jedoch noch nicht: Die Person erhält eine zusätzliche Rolle, die mit dem neu anzulegenden Unternehmen verknüpft wird.
- Person existiert noch nicht, das Unternehmen jedoch schon: Dem bestehenden Unternehmen wird eine neue Person mit einer Rolle zugeordnet.
- Person und Unternehmen existieren beide noch nicht: Es wird ein komplett neuer Datensatz angelegt – es besteht keine Dubletten-Gefahr.
Wichtige Felder
Folgende Angaben sind für eine korrekte Verarbeitung besonders wichtig:
- Geschlecht: Wird zusammen mit Sprache und Name verwendet, um die Briefanrede zu generieren.
- Sprache 1 / Sprache 2: Bestimmen, in welcher Sprache die Person angeschrieben werden kann.
- E-Mail 1 / E-Mail 2: An diese Adresse(n) erfolgt die Zustellung im Versand.