Kontaktmanagement in myconvento

Im Kontaktmanagement steht immer die Person im Mittelpunkt. Unternehmen und Medien dienen in myconvento dazu, die verschiedenen Rollen einer Person mit dem jeweiligen Arbeit- oder Auftraggeber zu verknüpfen. So können den einzelnen Rollen gezielt Kontaktinformationen zugeordnet werden.

Beim Erfassen eines neuen Unternehmens werden in der Regel auch Ansprechpartner angelegt. Daher ist der Ablauf beim Anlegen eines Unternehmens weitgehend identisch mit dem Erfassen eines Kontakts. Im Folgenden wird der Einfachheit halber von einem „Unternehmen“ gesprochen – dies gilt ebenso für Medien.

Workflow

Das Anlegen, Suchen, Bearbeiten und Löschen von Unternehmen erfolgt im Bereich „Meine Daten → Unternehmen“.

Unternehmen anlegen

1. Klicken Sie auf den blauen Button „Neues Unternehmen“, um den Erfassungsdialog zu öffnen. Nach dem Eingeben von Daten, wird wie beim Anlegen einer Person vom System geprüft, ob das Unternehmen bereits existiert.
2. Ihre Eingaben beeinflussen, wie das Unternehmen angelegt wird:
   • Nur Unternehmensdaten: Wenn Sie keine Personendaten angeben, wird ein Dummykontakt erstellt.
   • Unternehmen mit Ansprechpartner: Geben Sie sowohl Unternehmens- als auch Personendaten ein, um das Unternehmen direkt mit einem Ansprechpartner zu verknüpfen.
3. Ergänzen Sie bei Bedarf weitere Zusatzdaten oder klicken Sie auf den blauen Button, um das Unternehmen anzulegen.

Unternehmen suchen

Bereits angelegte Unternehmen lassen sich über dieselben Suchmethoden finden, die Sie auch aus dem Bereich „Personen“ kennen.
Lesen Sie hierzu den Artikel „So finden Sie Ihre Kontakte“ als Referenz.

Unternehmen bearbeiten

1. Suchen Sie das gewünschte Unternehmen mit einer der bekannten Suchmethoden.
2. Klicken Sie auf den Namen des Unternehmens, um die Detailansicht zu öffnen.
3. Wählen Sie „Bearbeiten“, um die vorhandenen Daten zu ändern oder zu ergänzen.
4. Speichern Sie die Änderungen.

Unternehmen löschen

1. Suchen Sie das zu löschende Unternehmen mit einer der bekannten Suchmethoden.
2. Öffnen Sie die Detailansicht durch Klick auf den Namen.
3. Wählen Sie anschließend „Mehr Aktionen → Dieses Unternehmen löschen“.
4. Bestätigen Sie den Löschvorgang.

Nutzen der Unternehmensansicht

Die Unternehmensansicht kann besonders hilfreich sein, wenn Sie beispielsweise Kontakt zu einem Unternehmen aufnehmen möchten, sich aber nicht mehr erinnern, wer dort zuletzt zuständig war oder wann der letzte Austausch stattgefunden hat.

In dieser Ansicht sehen Sie alle dem Medium zugeordneten Rollen und Aktivitäten auf einen Blick.
Klicken Sie auf den Reiter „Aktionen“, um zu prüfen, ob es aktive Aufgaben oder Follow-ups gibt (erkennbar an roten oder grünen Datumsangaben).

Zudem erhalten Sie eine übersichtliche Darstellung der Kontakthistorie – einschließlich:

• • Versandaufträge („wer was bekommen hat“),
  • Eventteilnahmen,
  • Aktionen: z.B. wichtige Korrespondenz mit dem Unternehmen, wie eingelesene E-Mails, Gesprächsnotizen und Kontakteinträge.

Eine kurze Durchsicht der Unternehmensansicht verschafft Ihnen so einen schnellen Überblick und ermöglicht eine gezielte, fundierte und effiziente Kontaktaufnahme.

Beispiel