In diesem Artikel erfahren Sie anhand einer Workflowbeschreibung und eines Video-Beispiels, wie Sie Rollen anlegen oder entfernen.
Der Abschnitt „Wissenswertes“ enthält zusätzliche Hinweise und Hintergrundinformationen, um ein besseres Verständnis für das Rollensystem und seine Funktionen zu vermitteln.
Rollen anlegen oder entfernen
Workflow
- Wechseln Sie zu „Meine Daten → Personen“.
Dieser Bereich dient standardmäßig der Kontaktsuche. - Nutzen Sie eine der im Artikel „So finden Sie Ihre Kontakte“ beschriebenen Suchmethoden und klicken Sie anschließend auf den Namen des gewünschten Kontakts, um die Detailansicht zu öffnen.
- Öffnen Sie den Tab „Rollen“, um alle bestehenden Rollen der Person einzusehen.
- Klicken Sie auf „Rollen hinzufügen“, um eine neue Rolle anzulegen.
- Markieren Sie eine bestehende Rolle mit einem Häkchen und wählen Sie anschließend „Mehr Aktionen → Löschen“, um die Rolle zu entfernen.
Beispiel
Wissenswertes
Was sind Rollen?
In myconvento kommt das sogenannte Rollensystem zum Einsatz. Es ermöglicht, eine Person mehrfach in der Datenbank zu führen, ohne redundante Datensätze anzulegen. Der Grundgedanke lautet: „Wer ist mein Kontakt – und welche Rollen nimmt er ein?“
Beispiel:
Herr Mustermann arbeitet bei der Convento GmbH im Support und beantwortet dort Ihre Anfragen. Gleichzeitig ist er Privatperson und vielleicht auch Blogger. Anstatt drei separate Datensätze für dieselbe Person anzulegen, existiert in myconvento nur ein einziger Kontaktdatensatz, dem mehrere Rollen zugeordnet sind – in diesem Fall in der Abteilung Support, Privatperson und Blogger.
Das hat mehrere Vorteile:
- Ihre Kontaktlisten bleiben übersichtlich.
- Jede Rolle kann individuell konfiguriert werden – z. B. mit eigenen E-Mail-Adressen, Verteilern, Adressdaten oder Anreden.
- Inhalte können zielgerichtet pro Rolle ausgespielt werden (z. B. erhält der Blogger andere Informationen als die Privatperson).
Rollen umziehen oder löschen
- Rolle umziehen:
Markieren Sie eine Rolle und wählen Sie „Mehr Aktionen → Rolle umziehen lassen“, um den entsprechenden Dialog zu öffnen. Dort können Sie festlegen, welche Daten übernommen werden sollen, und bei Bedarf einen Nachfolger anlegen. - Rolle löschen:
Wenn Sie eine Rolle markieren und löschen, fragt das System,
ob Sie deren Informationen – etwa Verteilerzuordnungen oder Kontakthistorie – auf eine andere Rolle übertragen möchten.