Dubletten finden und bereinigen
Erfahren Sie in dieser Anleitung – anhand einer Workflowbeschreibung und eines Videos, wie Sie Dubletten (doppelt angelegte Kontakte) in myconvento erkennen, prüfen und entfernen.
Der Abschnitt „Wissenswertes“ enthält zusätzlich Detailinformationen und hilfreiche Hinweise zur Dublettenprüfung.
Workflow: So bereinigen Sie Dubletten
- Wechseln Sie im Hauptmenü zu „Meine Daten → Kontakte“.
- Öffnen Sie die Registerkarte „Personen“, die Ihnen – wie gewohnt – zur Kontaktsuche dient.
- Nutzen Sie die in „So finden Sie Ihre Kontakte“ beschriebenen Suchfunktionen, um die Kontaktgruppe einzugrenzen, innerhalb der Sie nach Dubletten suchen möchten.
(Beispiel: Nachname, Unternehmen, E-Mail-Domain o. Ä.) - Markieren Sie die gefundenen Kontakte über das Kontrollkästchen in der Tabellenkopfzeile (um alle Treffer zu markieren). Wählen Sie anschließend „Mehr Aktionen → Dubletten finden“, um die Dublettensuche zu starten.
- Dublettenergebnisse prüfen
Nach Abschluss der Suche werden Ihnen alle potenziellen Dubletten (Kontakte mit gleichem oder sehr ähnlichem Namen) untereinander aufgelistet. - Markieren Sie alle Datensätze, die Sie zusammenführen möchten, und wählen Sie „Mehr Aktionen → Zusammenfassen“.
Ein neues Fenster zeigt nun alle ausgewählten Kontakte im Detail an:
- Prüfen Sie sorgfältig, ob es sich tatsächlich um dieselbe Person handelt.
- Wählen Sie einen Zieldatensatz, der bestehen bleiben soll. Dieser wird um die Daten der übrigen Datensätze ergänzt, z. B. um zusätzliche Rollen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern.
Nach dem Zusammenführen können Sie weitere Dubletten bearbeiten oder den bereinigten Kontakt öffnen, der nun mehrere Rollen enthält. Überflüssige Rollen können Sie anschließend löschen.Beim Löschen werden Sie gefragt, ob die Kontakthistorie, Aktionen oder Notizen der zu löschenden Rolle auf eine andere Rolle übertragen werden sollen.
Tipp
Führen Sie den Dublettenabgleich regelmäßig durch, insbesondere nach dem Import von Kontakten. Arbeiten Sie schrittweise und prüfen Sie jeden Vorschlag, um versehentliches Zusammenführen unterschiedlicher Personen zu vermeiden.
Wissenswertes zu Dubletten
Unterschied zwischen Dubletten in „Meine Daten“ und im Bereich „Versenden“
Dubletten werden in myconvento je nach Modul unterschiedlich behandelt:
- Dubletten in „Meine Daten“
Hierbei handelt es sich um Kontaktdatensätze mit identischem Namen.
Auch Kontakte ohne eingetragenen Namen werden berücksichtigt – sie erscheinen mit dem Platzhalter „Unbenannt“. Solche anonymen Datensätze können leicht mehrfach vorkommen, z. B. nach Datenimporten oder Schnellregistrierungen. - Dubletten im Modul „Versenden“
Diese beziehen sich ausschließlich auf E-Mail-Adressen, die mehrfach vorkommen.
Das Versandsystem erkennt und filtert E-Mail-Dubletten automatisch, sodass jede Empfängeradresse beim Versand nur einmal angeschrieben wird – unabhängig davon, ob sie in mehreren Kontaktdatensätzen hinterlegt ist.
Zusammenfassen von Dubletten
Beim Zusammenführen von Dubletten werden die Daten der einzelnen Datensätze gegenübergestellt.
Sie können dabei:
- Felder direkt bearbeiten oder korrigieren,
- abweichende Informationen aus einem Datensatz in den Zieldatensatz übernehmen,
- und so sicherstellen, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.
Das System zeigt Ihnen alle Felder der betroffenen Datensätze im Vergleich an (z. B. Name, Unternehmen, Adresse, Rollen, Kommunikationsdaten). Anschließend wählen Sie den Zieldatensatz, der bestehen bleibt – alle übrigen Datensätze werden in diesen integriert.
Umgang mit „Unbenannten“ Kontakten
Bei Kontakten ohne Namen (mit der Bezeichnung „Unbenannt“) empfiehlt es sich, zur Identifizierung weitere Merkmale heranzuziehen, etwa:
- das Unternehmen,
- die E-Mail-Adresse,
- oder den Ort.
Nur so lässt sich sicher feststellen, ob es sich tatsächlich um ein und denselben Kontakt handelt.
Besonderheiten bei Unternehmens-Dubletten
Beim Zusammenführen von Unternehmens-Dubletten kann zusätzlich der Ort als Vergleichskriterium verwendet werden. Das ist insbesondere hilfreich, wenn Unternehmen denselben Namen, aber unterschiedliche Standorte haben.
Der Unternehmenstyp – also ob es sich um ein Medium, Verlag, Unternehmen oder Konzern handelt – spielt beim Zusammenfassen keine Rolle. Er beeinflusst den Dublettenabgleich nicht und bleibt im Zieldatensatz unverändert bestehen.