Einleitung

Wie bei den meisten webbasierten Softwarelösungen gibt es auch bei myconvento Administratoren, die für die Verwaltung der jeweiligen Accounts verantwortlich sind. Diese Rolle übernehmen eine oder mehrere Personen, die vom Lizenznehmer – also der Organisation oder dem Unternehmen, das die myconvento-Lizenzen nutzt – bestimmt werden.

Eine besondere Rolle nimmt der Besteller ein: Er ist die Person, die den myconvento-Account ursprünglich bestellt hat. Damit wird er automatisch sowohl erster Administrator (kurz: Admin) als auch Anwender (User). Dieser erste Admin oder eine vom Lizenznehmer ernannte andere Person kann die Rolle des Lizenzmanagers übernehmen.

Aufgaben und Rollen

• Administrator (Admin):
  Der Admin legt neue User an, weist ihnen Rechte zu, richtet Versandkonten ein und ordnet diese den Nutzern zu. Dabei ist er an den vom Lizenzmanager festgelegten Lizenzumfang und die Laufzeit gebunden. Ist beispielsweise die Nutzung auf fünf User begrenzt, kann er zwar mehr als fünf anlegen, aber nur fünf gleichzeitig aktivieren. Ein Admin kann weitere Administratoren ernennen und damit seine Aufgaben auf mehrere Personen verteilen. Er kann wie jeder andere User gelöscht werden – allerdings nicht, wenn er der letzte verbliebene Administrator ist.
• Lizenzmanager:
  Der Lizenzmanager verwaltet die gebuchten Lizenzen: Er kann sie erweitern, reduzieren oder kündigen sowie Rechnungen als PDF herunterladen.
• Rechnungsempfänger:
  Diese Rolle übernimmt entweder eine Person oder die Organisation selbst. Häufig handelt es sich um Mitarbeiter der Buchhaltung, in großen Unternehmen mitunter externe Dienstleister. Der Rechnungsempfänger erhält die Rechnungen automatisch per E-Mail im PDF-Format oder als E-Rechnung.

In vielen Fällen fallen die Rollen Besteller, Lizenzmanager, Rechnungsempfänger und Admin der Person zu, die auch erster Anwender der myconvento-Plattform ist.

Wichtiger Hinweis

Auch wenn Besteller, Lizenzmanager oder Administrator gleichzeitig User sein können, blockieren sie damit jeweils eine Lizenz. Nutzen sie myconvento ausschließlich zur Verwaltung und nicht aktiv als User, kann ihnen der User-Status entzogen werden. Dadurch wird die Lizenz für andere User freigegeben, während die Person weiterhin alle administrativen Aufgaben ausführen kann.

Lizenz-Management: So verwalten Sie Ihren Account

Die Person, die den Lizenzumfang sowie das myconvento-Abonnement verwaltet, ist der Lizenzmanager. Er kann Lizenzen erweitern, reduzieren oder kündigen sowie Rechnungen als PDF-Dateien herunterladen.

Der Bereich „Abonnement“ ist ausschließlich für den Lizenzmanager zugänglich. Sie erreichen ihn über Einstellungen → Abonnement. In diesem Bereich finden Sie alle relevanten Daten zu Ihrer Bestellung, die Sie bei Bedarf ändern können – darunter die Adresse des Lizenznehmers, die Zahlungsweise und die Rechnungsanschrift. Auch eine Erweiterung des Lizenzumfangs ist hier möglich.

Bereiche im Menü „Abonnement“

• Lizenznehmer/Account:
  Übersicht der bei der Bestellung angegebenen Daten. Änderungen übernehmen Sie mit einem Klick auf „Einstellungen speichern“.
• Zahlungsweise und Rechnung:
  Einsicht in die gewählte Zahlungsweise und die Rechnungsadresse (inkl. Abweichungen). Änderungen ebenfalls mit „Einstellungen speichern“ bestätigen.
• Lizenzumfang verändern:
  Wenn Sie Ihr Abonnement anpassen möchten, wenden Sie sich bitte direkt an unsere Kundenbetreuung: kundenbetreuung@convento.de.
• Individuelle Verträge:
  Hier werden eventuelle Zusatzvereinbarungen oder Sonderverträge mit uns angezeigt.
• Kopie meiner Daten:
  Wenn Sie eine Kopie Ihrer Daten wünschen, können Sie diese über den Button „Jetzt kostenpflichtig bestellen“ anfordern.
• Account kündigen:
  Eine Kündigung ist zum Ende der Mindestlaufzeit möglich. Geben Sie hierzu Ihr Passwort und nach Möglichkeit einen Kündigungsgrund ein und klicken Sie auf „Zum Ende der aktuellen Mindestlaufzeit kündigen“.

Administration: So verwalten Sie u.a. Ihre Anwender

Die Administratoren verwalten die Anwender und deren Rechte. Dabei sind sie an den vom Lizenzmanager festgelegten Lizenzumfang und die Laufzeit gebunden.
Beispiel: Ist die Nutzung auf fünf Anwender begrenzt, können zwar mehr Anwender angelegt werden, aber nur fünf gleichzeitig aktive Nutzungsrechte erhalten.

Zusätzlich richten Administratoren Versandkonten ein und weisen sie den Anwendern zu.
Sie erreichen ihn über Einstellungen → Administration.

Bereiche in der Administration

• Informationen
  Übersicht der Unternehmensdaten sowie Angaben zu Besteller, Lizenznehmer und Rechnungsempfänger. Durch Klicken auf „Lizenzmanager übertragen“ haben Sie die Möglichkeit, die Rolle des Lizenzmanagers einem anderen Anwender zuzuweisen. Mit „Speichern“ schließen Sie den Vorgang ab.
• Einstellungen
  Festlegen von Sicherheits- und Systemeinstellungen: z. B. Login mit Passkey, Passwortgültigkeit, Geburtstagsbenachrichtigungen, Standardsprache/-land und die Auswahl des Versandeditors. Hinterlegen Sie hier Ihren DKIM-Schlüssel, damit Ihre E-Mails authentifiziert und zuverlässig zugestellt werden (weitere Informationen zum DKIM erhalten Sie über einen Klick auf den Link)
• Anwender
  Liste aller vorhandenen Anwender. Über das Stiftsymbol ändern Sie Daten und Einstellungen. Über „Neuen Anwender anlegen“ öffnen Sie den Dialog für neue Benutzer.
• Passwort zusenden
  Mit einem Klick auf „Ausgewählten Benutzern neues Passwort zusenden“ können Sie markierten Anwendern ein neues Passwort zukommen lassen.
• Rechte
  Für jedes Modul können Sie individuell festlegen: Vollzugriff, nur Lesen oder unsichtbar. Zusätzlich lassen sich spezielle Rechte wie „Anlegen“ oder „Löschen“ vergeben.
  Über Pressbaserechte steuern Sie den Zugriff auf die gebuchten Mediendatenbanken (pressbase DACH oder Welt).
• Versandkonten
  Anlegen und Verwalten von Versandkonten (Absender-, Antwort- und Testadresse sowie Anzeigename erforderlich).
  Zur Verifizierung wird an die Absenderadresse ein Code geschickt, der im Pop-up-Fenster eingegeben werden muss.
  Weicht die Antwortadresse ab, muss auch diese verifiziert werden. Vergessen Sie nicht, die Versandkonten den Anwendern zuzuweisen.
• Sprachen
  Neben den fünf Standardsprachen (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch) können bis zu 20 weitere Sprachen für den Versand aktiviert werden.
• Eigenes Logo
  Logo im Format JPG oder PNG (max. 100 KB) hochladen. Dieses kann z.B. in Personendossiers und Kontakten genutzt werden.
• Mandanten
  Ist das Mandantenmanagement Teil Ihres Vertrages, so können Sie hier die Benutzerrechte der einzelnen Anwender verwalten und steuern.
• Abbinder
  Neue Abbinder anlegen, bestehende bearbeiten oder löschen.  Abbinder lassen sich z.B. im Newsroom und Versand einsetzen und dort ebenfalls erstellen/bearbeiten.
• Ansprechpartner
  Neue Ansprechpartner anlegen, bestehende bearbeiten oder löschen. Ansprechpartner lassen sich z.B. im Newsroom und Events verwenden und dort ebenfalls erstellen/bearbeiten.
• Tags/Keywords
  Hier verwalten Sie Schlagworte (z.B. für Dateien, Mediathek oder Newsroom-Nachrichten).
• Online-Stati
  Eigene Statusoptionen für Anwender definieren.
• Löschprotokolle
  Übersicht über gelöschte Verteiler und Rollen sowie die dafür verantwortlichen Anwender.
• API-Schlüssel
  Mit der myconvento-API können Entwickler myconvento-Funktionen und -Daten in externe Anwendungen oder Websites einbinden. In diesem Bereich bearbeiten Sie alle dafür erforderlichen Einstellungen.
• Datenbank leeren
  In diesem Bereich hat der Lizenznehmer die Möglichkeit, zum Beispiel vorhandene Demodaten zu entfernen.