Im Bereich Meine Daten > Aktionen kannst du gespeicherte Aktionen suchen, filtern und wieder öffnen. Aktionen dokumentieren Vorgänge wie Telefonate, Meetings, E-Mails, Briefe, Webinare, Social-Media-Beiträge, allgemeine Aktivitäten oder Follow-ups.
Die Suche hilft dir dabei, schnell herauszufinden, was bereits passiert ist, wer eine Aktion angelegt hat, welche Themen bearbeitet wurden oder welche Aufgaben noch nachverfolgt werden müssen.
Suche öffnen
Öffne den Bereich Meine Daten > Aktionen.
Auf der Suchseite stehen dir mehrere Filter zur Verfügung. Du kannst diese einzeln verwenden oder miteinander kombinieren, um die Trefferliste genauer einzugrenzen.
Je mehr Filter Du setzt, desto genauer wird das Ergebnis. Wenn du zu wenige Treffer erhältst, entfernst du einzelne Filter oder startest über Neue Suche wieder mit einer leeren Abfrage.
Aktion durch
Mit dem Filter Aktion durch suchst du nach Aktionen eines bestimmten Anwenders.
Das ist hilfreich, wenn du wissen möchtest, welche Aktionen von einer bestimmten Person im Team erstellt oder durchgeführt wurden. Du kannst damit zum Beispiel prüfen, welche Gespräche, Aufgaben oder Follow-ups ein bestimmter Anwender dokumentiert hat.
Wenn du alle Aktionen unabhängig vom Anwender anzeigen möchtest, lässt du die Auswahl auf Alle.
Thema
Über den Filter Thema grenzt du Aktionen nach einem bestimmten inhaltlichen Schwerpunkt ein.
Themen helfen dabei, Aktionen besser zu strukturieren. Du kannst zum Beispiel für Kampagnen, Projekte, Pressearbeit, Kundenbetreuung, Redaktionskontakte oder interne Arbeitsbereiche verwendet werden.
Wenn du ein Thema auswählen, wirst nur Aktionen angezeigt, die diesem Thema zugeordnet sind.
Zeitraum
Mit dem Filter Zeitraum kannst du Aktionen zeitlich eingrenzen.
Das ist besonders nützlich, wenn du wissen möchtest, was in einem bestimmten Zeitraum passiert ist. Du kannst damit zum Beispiel aktuelle Aktionen prüfen, vergangene Vorgänge nachvollziehen oder alle Aktionen zu einem bestimmten Zeitraum anzeigen lassen.
Wenn du keine zeitliche Eingrenzung benötigst, lässt du den Zeitraum offen.
Aktion per
Über Aktion per filtern Dich nach der Art der Aktion.
Je nach System können hier zum Beispiel Meeting, Telefonat, Social Media Beitrag, Telko/Webinar, Brief/Fax oder E-Mail zur Auswahl stehen.
Diese Suche ist hilfreich, wenn du bestimmte Kommunikationswege auswerten möchtest. So kannst du zum Beispiel gezielt nach Telefonaten suchen oder nur Aktionen anzeigen lassen, die per E-Mail dokumentiert wurden.
Follow-up nötig
Mit dem Filter Follow up nötig findest du Aktionen, bei denen eine Nachverfolgung erforderlich ist.
Wähle Ja, wenn du offene oder weiterzuverfolgende Aktionen anzeigen möchtest. Das ist besonders praktisch, wenn du Rückrufe, Erinnerungen oder Aufgaben im Blick behalten willst.
Wähle Nein, wenn du nur Aktionen ohne Follow-up anzeigen möchtest. Mit Alle werden beide Varianten berücksichtigt.
Suchbegriff eingeben
Über das Feld Suchbegriff eingeben kannst du frei nach Begriffen suchen, die in Aktionen vorkommen.
Das ist hilfreich, wenn du dich an einen bestimmten Inhalt erinnerst, aber nicht genau wissen, wann die Aktion erstellt wurde oder welchem Thema sie zugeordnet ist.
Gib zum Beispiel einen Namen, ein Stichwort, einen Projektnamen oder einen Begriff aus der Notiz ein. Die Suche kann dadurch Aktionen finden, die über die festen Filter schwerer zu erreichen wären.
Filter kombinieren
Die Aktionssuche wird besonders wirkungsvoll, wenn du mehrere Filter kombinierst.
Du kannst zum Beispiel nach allen Telefonaten eines bestimmten Anwenders in einem bestimmten Zeitraum suchen. Oder du filterst nach Aktionen zu einem bestimmten Thema, bei denen noch ein Follow-up nötig ist.
Beginne bei komplexeren Suchen lieber etwas breiter und grenze das Ergebnis anschließend weiter ein. So vermeidest du, dass wichtige Treffer durch zu enge Filter ausgeschlossen werden.
Suchen
Mit Suchen startest du die Abfrage. myconvento zeigt anschließend die passenden Aktionen in der Ergebnisliste an.
Öffne die gewünschte Aktion, um Details einzusehen oder den Vorgang weiterzubearbeiten.
Zusammenfassung
Die Aktionssuche hilft dir, dokumentierte Vorgänge schnell wiederzufinden. Du kannst nach Anwender, Thema, Zeitraum, Kommunikationsart, Follow-up und freiem Suchbegriff filtern.
So behältst du den Überblick über Gespräche, Aufgaben, E-Mails, Termine und offene Nachverfolgungen. Eine konsequent gepflegte Aktionshistorie sorgt dafür, dass dein Team jederzeit nachvollziehen kann, was bereits passiert ist und welche nächsten Schritte noch offen sind.
