Mit Nichtreagierern arbeiten

Der Tab „Nichtreagierer“ in der Event-Detailansicht hilft dir dabei, gezielt mit Personen weiterzuarbeiten, die auf eine Event-Einladung noch nicht reagiert haben. Das ist besonders wichtig, wenn du nach einer ersten Einladung einen Reminder versenden möchtest, ohne dabei bereits angemeldete oder abgesagte Personen erneut anzuschreiben.

Nichtreagierer sind in diesem Zusammenhang Empfängerinnen und Empfänger eines mit dem Event verknüpften Versands, die noch keine erkennbare Rückmeldung zum Event abgegeben haben. Damit myconvento diese Zuordnung korrekt herstellen kann, muss der ursprüngliche Versand personalisiert erfolgt sein.

Voraussetzung: personalisierter Eventlink

Wenn du einen Versand zu einem Event anlegst und dort personalisiert zum Event einladest, enthält der Link zum Eventformular eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Empfänger. Dadurch kann myconvento erkennen, welche Empfänger den Link geöffnet und anschließend auf das Event reagiert haben.

Eine Reaktion kann zum Beispiel eine Anmeldung, eine Absage oder eine andere Antwort über das Dialogformular sein. Alle Empfänger der E-Mail, bei denen diese Reaktion nicht vorliegt, erscheinen im Tab „Nichtreagierer“.

Das bedeutet: Der Tab „Nichtreagierer“ bezieht sich nicht allgemein auf alle Kontakte im System, sondern auf die Empfänger eines konkreten Versands, der mit dem Event verbunden ist. Die Liste zeigt also die Personen, die die Einladung erhalten haben, aber bisher noch nicht über den personalisierten Link reagiert haben.

Warum der personalisierte Link wichtig ist

Nur mit einem personalisierten Link kann myconvento eindeutig erkennen, welcher Empfänger auf das Eventformular zugegriffen hat. Wird stattdessen ein allgemeiner Standardlink verwendet, fehlt diese eindeutige Zuordnung.

Der Tab „Nichtreagierer“ kann zwar auch sichtbar sein, wenn ein Versand mit dem Event verknüpft wurde. Ohne personalisierten Link sind die Daten aber nicht zuverlässig genug, um daraus sicher einen Reminder abzuleiten. Für eine saubere Nachverfolgung und gezielte Erinnerung solltest du daher immer personalisierte Eventlinks verwenden.

Versand auswählen

Im Tab „Nichtreagierer“ siehst du die mit dem Event verbundenen Versandaufträge. Diese werden zum Beispiel als „Versand: Datum Uhrzeit“ angezeigt. Wenn es mehrere Einladungs- oder Reminder-Versände zu einem Event gab, kannst du den passenden Versand auswählen.

Die angezeigte Liste der Nichtreagierer bezieht sich auf den ausgewählten Versand. Das ist wichtig, weil ein späterer Reminder eine andere Empfängergruppe haben kann als die ursprüngliche Einladung. Prüfe daher immer, welcher Versand gerade ausgewählt ist, bevor du mit der Liste arbeitest oder einen weiteren Versand starten.

Liste der Nichtreagierer prüfen

In der Tabelle siehst du die Empfänger, für die zu dem ausgewählten Versand keine Reaktion vorliegt. Sichtbar sind unter anderem Spalten wie Empfänger, Vorname, Nachname, Telefon, Unternehmen und Mandant.

Über die Suche kannst du nach Nachnamen suchen. Das ist hilfreich, wenn du bei vielen Empfängern schnell eine bestimmte Person prüfen möchtest.

Mit der Zeilenanzahl-Auswahl kannst du festlegen, wie viele Einträge pro Seite angezeigt werden. Über „Spalten anpassen“ kannst du die sichtbaren Informationen verändern. Wenn du die Ansicht wieder auf den Standard zurücksetzen möchtest, verwendest du „Zurücksetzen“.

Versanddetails anzeigen

Über „Versanddetails anzeigen“ kannst du den zugrunde liegenden Versand öffnen. Das ist sinnvoll, wenn du noch einmal prüfen möchtest, welche Einladung versendet wurde, wann der Versand erfolgt ist und welche Empfänger ursprünglich enthalten waren.

Gerade bei mehreren Einladungs- oder Reminder-Versänden hilft diese Funktion dabei, den richtigen Kontext nachzuvollziehen.

Erneut Versand an Nichtreagierer senden

Die wichtigste Aktion im Tab ist „Erneut Versand an Nichtreagierer senden“. Damit kannst du einen neuen Versand auf Basis der aktuellen Nichtreagierer-Liste vorbereiten.

Diese Funktion ist besonders praktisch für Reminder. Statt erneut die gesamte ursprüngliche Empfängerliste anzuschreiben, adressierst du gezielt nur die Personen, die noch nicht reagiert haben. Dadurch vermeidest du doppelte Erinnerungen an bereits angemeldete oder abgesagte Personen.

Vor dem erneuten Versand solltest du die Liste noch einmal prüfen und sicherstellen, dass der richtige Versand ausgewählt ist.

Gewählten Empfänger als Teilnehmer übernehmen

Einzelne Nichtreagierer können per Auswahl markiert werden. Über „Gewählten Empfänger als Teilnehmer übernehmen“ lässt sich ein ausgewählter Empfänger manuell als Teilnehmer übernehmen.

Das ist hilfreich, wenn eine Person nicht über den personalisierten Link reagiert hat, sondern sich auf anderem Weg gemeldet hat, zum Beispiel telefonisch oder per E-Mail. So kannst du die Rückmeldung trotzdem im Event dokumentieren und die Teilnehmerliste aktuell halten.

Personalisierten Link erzeugen

Über „Personalisierten Link auf Event erzeugen“ kann für einen ausgewählten Empfänger ein individueller Eventlink erzeugt werden.

Diese Funktion ist nützlich, wenn du einem Kontakt den persönlichen Link noch einmal separat zusenden möchtest, zum Beispiel in einer direkten E-Mail oder im Rahmen einer persönlichen Nachfrage. Der personalisierte Link sorgt dafür, dass eine spätere Antwort wieder eindeutig dem richtigen Empfänger zugeordnet werden kann.

Excel Download

Über „Excel Download (Gesamtliste)“ kannst du die Liste der Nichtreagierer exportieren. Das kann sinnvoll sein, wenn du die Daten intern weitergeben, telefonisch nachfassen oder außerhalb von myconvento auswerten möchtest.

Achte beim Export darauf, dass personenbezogene Daten enthalten sein können. Gib die Datei daher nur an Personen weiter, die diese Informationen für die Eventorganisation benötigen.