Nicht jede Rückmeldung zu einem Event kommt direkt über das Dialogformular. Manchmal meldet sich eine Person telefonisch, per E-Mail, im persönlichen Gespräch oder über einen anderen Kanal. Damit diese Rückmeldung trotzdem vollständig im Event dokumentiert wird, kannst du im Tab „Antworten“ eine Antwort manuell anlegen.
Das ist besonders hilfreich, wenn du deine Teilnehmerliste zentral in myconvento pflegen möchtest. So siehst du später nicht nur die online eingegangenen Antworten, sondern auch manuell erfasste Zusagen, Absagen oder sonstige Rückmeldungen.
Antwort anlegen öffnen
Öffne zunächst die Detailansicht des Events und wechsle in den Tab „Antworten“. Klicke dort auf „Antwort anlegen“.
Danach öffnet sich ein modales Fenster aus „Meine Daten“. In diesem Fenster kannst du zunächst prüfen, ob die Person bereits als Kontakt beziehungsweise Rolle in „Meine Daten“ vorhanden ist. Das ist wichtig, weil eine Antwort idealerweise direkt mit einem bestehenden Datensatz verknüpft wird.
Für das manuelle Anlegen stehen zwei Wege zur Verfügung.
Möglichkeit 1: Bestehende Person aus „Meine Daten“ verwenden
Wenn du vermutest, dass die Person bereits in „Meine Daten“ angelegt ist, suchst du im geöffneten Fenster nach dem Namen oder Vornamen der Person.
Gib dazu die bekannten Angaben ein, zum Beispiel Nachname, Vorname oder Teile davon. myconvento prüft dann, ob passende Personen beziehungsweise Rollen vorhanden sind.
Wenn die gesuchte Person gefunden wird, kannst du die passende Rolle auswählen. Das ist besonders wichtig, wenn eine Person mehrere Rollen besitzt, zum Beispiel bei unterschiedlichen Unternehmen, Medien oder Aufgabenbereichen.
Nach der Auswahl klickst du auf „Diese Rolle zum Teilnehmer machst“. Anschließend öffnet myconvento das Fenster mit den Feldern aus dem Dialogformular des Events. Dort erfasst du die Antwort manuell, also zum Beispiel Teilnahme, Kontaktdaten, Auswahlfelder, Notizen oder weitere Formularangaben, die im Eventformular vorgesehen sind.
Der Vorteil dieses Weges: Die Antwort wird direkt mit der vorhandenen Person beziehungsweise Rolle in „Meine Daten“ verknüpft. Dadurch bleibt die Datenbasis sauber. Die Rückmeldung steht im Event zur Verfügung und kann gleichzeitig mit dem bestehenden Kontakt in Beziehung gesetzt werden.
Dieser Weg ist empfehlenswert, wenn die Person bereits in deiner Datenbank vorhanden ist oder wenn du später mit dieser Rolle weiterarbeiten möchtest, zum Beispiel für Verteiler, Aktionen, Smartlisten oder Folgekommunikation.
Möglichkeit 2: Teilnehmer nur im Event anlegen
Wenn die Person nicht in „Meine Daten“ gesucht oder dauerhaft verknüpft werden soll, kannst du im modalen Fenster direkt auf „Teilnehmer nur im Event anlegen“ klicken.
In diesem Fall öffnet myconvento sofort das Fenster mit den Feldern aus dem Dialogformular. Du kannst die Rückmeldung dort manuell erfassen, ohne vorher eine bestehende Rolle aus „Meine Daten“ auszuwählen.
Dieser Weg eignet sich zum Beispiel, wenn eine Person nur für dieses eine Event relevant ist oder wenn du zunächst keine Verbindung zu einem bestehenden Kontakt herstellen möchtest. Die Antwort wird dann im Event gespeichert, steht aber nicht automatisch als verknüpfte Rolle in „Meine Daten“ zur Verfügung.
Auch hier erfasst du die Felder, die im Dialogformular des Events vorgesehen sind. Welche Angaben angezeigt werden, hängt also vom jeweiligen Formular ab. Bei einer Event-Einladung können das zum Beispiel Teilnahme, Name, E-Mail-Adresse, Funktion, Begleitperson oder Notizen sein. Bei einer Umfrage oder Adress-Qualifizierung können andere Felder erscheinen.
Welche Variante ist sinnvoll?
Wenn die Person bereits in „Meine Daten“ vorhanden ist, solltest du möglichst die erste Variante verwenden. Dadurch bleibt die Antwort mit dem vorhandenen Kontakt verbunden und kann später besser ausgewertet oder weiterverwendet werden.
Wenn die Person nicht dauerhaft in der Datenbank gepflegt werden soll oder es sich um eine einmalige Rückmeldung handelt, kann die zweite Variante ausreichend sein.
Gerade bei Presseevents, Einladungen oder Nachfassaktionen ist die Verknüpfung mit „Meine Daten“ oft sinnvoll, weil du Teilnehmer später erneut anschreiben, in Verteiler übernehmen oder in Smartlisten speichern kannst.
Zusammenfassung
Über „Antwort anlegen“ kannst du Rückmeldungen manuell im Event erfassen. Zunächst öffnet sich ein Fenster aus „Meine Daten“. Dort kannst du entweder eine vorhandene Person suchen, auswählen und über „Diese Rolle zum Teilnehmer machen“ direkt mit der Antwort verknüpfen. Alternativ kannst du über „Teilnehmer nur im Event anlegen“ eine Antwort ohne vorherige Kontaktverknüpfung erfassen. Beide Wege öffnen anschließend die Felder des Dialogformulars, die manuell ausgefüllt und gespeichert werden können.
