Erste Schritte mit Unternehmen

Der Bereich Unternehmen in myconvento hilft dir dabei, Organisationen, Medienhäuser, Firmen, Institutionen oder andere geschäftliche Einheiten zentral zu verwalten. Während bei Personen der einzelne Kontakt im Mittelpunkt steht, geht es bei Unternehmen um die übergeordnete Organisation: also zum Beispiel um Adressen, allgemeine Kontaktdaten, Unternehmensstichwörter, Mediadaten, Notizen und die zugehörigen Personen.

Du erreichst den Bereich über Meine Daten > Unternehmen. Dort kannst du bestehende Unternehmen suchen, neue Unternehmen anlegen oder gefundene Datensätze im Detail öffnen.

Unternehmen suchen

Auf der Übersichtsseite stehen dir verschiedene Suchmöglichkeiten zur Verfügung. In der Standardsuche kannst du gezielt nach dem Namen eines Unternehmens oder nach einem Ort suchen. Das ist sinnvoll, wenn du bereits weißt, welches Unternehmen du öffnen möchtest.

Zusätzlich gibt es weitere Sucharten wie Ähnlichkeitssuche, Volltextsuche, Recherche und Stichwortsuche. Damit kannst du auch dann passende Unternehmen finden, wenn dir der exakte Name nicht bekannt ist oder wenn du nach bestimmten Merkmalen suchen möchtest.

Die Suche nach Unternehmen funktioniert ähnlich wie die Suche nach Personen: Du gibst deine Kriterien ein, startest die Suche und kannst anschließend aus der Trefferliste den gewünschten Datensatz öffnen.

Neue Suche und Recherchen

Über Neue Suche kannst du die aktuellen Suchkriterien zurücksetzen und eine neue Suche beginnen. Das ist praktisch, wenn du mehrere Unternehmen nacheinander prüfen möchtest.

Mit Neue Recherche kannst du umfangreichere Suchabfragen erstellen. Recherchen eignen sich besonders, wenn du Unternehmen nach mehreren Bedingungen filtern möchtest, zum Beispiel nach Ort, Branche, Stichwort oder anderen vorhandenen Merkmalen. Gespeicherte Recherchen können später erneut verwendet werden.

Unternehmen im Detail öffnen

Wenn du ein Unternehmen aus der Trefferliste öffnst, gelangst du zur Detailansicht. Dort siehst du die wichtigsten Informationen zum Unternehmen an einer zentralen Stelle.

Im Kopfbereich werden der Unternehmensname, die Art des Datensatzes, die Adresse und zentrale Kontaktdaten angezeigt. Dazu können E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer oder Website gehören. Falls das Unternehmen aus einer Quelle wie der pressbase stammt, kann auch die Datenherkunft sichtbar sein.

Über Zurück zur Suche gelangst du wieder zu deiner vorherigen Trefferliste. So kannst du mehrere Unternehmen nacheinander ansehen, ohne die Suche neu starten zu müssen.

Unternehmen bearbeiten

Mit dem Button Bearbeiten können berechtigte Anwender die Angaben des Unternehmens ändern. Dazu gehören zum Beispiel Name, Adresse, Kommunikationsdaten oder weitere Stamminformationen.

Änderungen sollten sorgfältig vorgenommen werden, weil Unternehmensdaten häufig von mehreren Personen, Verteilern oder anderen Funktionen genutzt werden. Eine saubere Pflege hilft dabei, Dubletten zu vermeiden und Kontakte später zuverlässiger zu finden.

Details und Verwaltungsinformationen

Im Bereich Details siehst du zusätzliche Informationen zum Unternehmen. Dazu können Mandanten, Datenherkunft, Erstellungsdatum, letzte Änderung oder Prüfinformationen gehören.

Diese Angaben helfen dir einzuschätzen, wie aktuell ein Datensatz ist und woher die Informationen stammen. Gerade bei größeren Datenbeständen ist das wichtig, um alte, ungeprüfte oder mehrfach vorhandene Unternehmensdaten besser einordnen zu können.

Stichwörter bei Unternehmen

Unternehmen können mit Unternehmensstichwörtern versehen werden. Diese Stichwörter werden zentral in den Stammdaten administriert und anschließend den passenden Unternehmen zugeordnet.

Stichwörter helfen dabei, Unternehmen fachlich oder organisatorisch einzuordnen. Du kannst zum Beispiel Branchen, Themen, Kundengruppen, Regionen oder interne Klassifizierungen abbilden. Dadurch lassen sich Unternehmen später gezielter suchen, filtern oder in Recherchen verwenden.

Mediadaten, Verlag und Notizen

Je nach Datensatz und Berechtigung können weitere Bereiche sichtbar sein, zum Beispiel Verlag, Mediadaten oder Notiz. Diese Bereiche enthalten zusätzliche Informationen, die über die reinen Kontaktdaten hinausgehen.

Mediadaten können besonders bei Medienunternehmen wichtig sein, weil sie zusätzliche Angaben zur Publikation oder zum Medium enthalten. Notizen eignen sich für interne Hinweise, Besonderheiten oder Informationen, die nicht in ein standardisiertes Feld passen.

Neue Unternehmen anlegen

Über Neues Unternehmen kannst du einen neuen Unternehmensdatensatz erstellen. Das ist sinnvoll, wenn ein Unternehmen noch nicht vorhanden ist und manuell ergänzt werden soll.

Vor dem Anlegen solltest du prüfen, ob das Unternehmen bereits existiert. Nutze dafür die Standardsuche oder Ähnlichkeitssuche. So vermeidest du Dubletten und hältst den Datenbestand sauber.

Unternehmensdubletten vermeiden

Dubletten entstehen, wenn dasselbe Unternehmen mehrfach angelegt wird. Das kann später zu unvollständigen Informationen, falschen Zuordnungen oder unnötiger Pflegearbeit führen.

Wenn du unsicher bist, ob ein Unternehmen bereits vorhanden ist, suchst du nach verschiedenen Schreibweisen oder verwendest die Ähnlichkeitssuche. Bei bestehenden Dubletten können berechtigte Anwender diese prüfen und bereinigen.

Zusammenhang zwischen Unternehmen und Personen

Unternehmen stehen in myconvento häufig in direkter Verbindung zu Personen. Eine Person kann zum Beispiel eine Rolle bei einem Unternehmen haben. Dadurch wird sichtbar, in welchem beruflichen Zusammenhang der Kontakt steht.

Das Unternehmen bildet dabei den organisatorischen Rahmen, während die Person den konkreten Ansprechpartner darstellt. Beide Ebenen ergänzen sich: Unternehmensdaten beschreiben die Organisation, Personendaten beschreiben den individuellen Kontakt.