Erste Schritte mit der Mediathek

Die Mediathek ist der zentrale Bereich zur Verwaltung von Dateien in myconvento. Hier speicherst und organisierst du Medien und Dokumente, die später in anderen Modulen verwendet werden können, zum Beispiel für Versandvorlagen, Newsroom-Inhalte, Events oder weitere Kommunikationsmaßnahmen.

In der Mediathek können unterschiedliche Dateitypen abgelegt werden. Dazu gehören Bilder, Dokumente, Videos, Audiodateien und weitere unterstützte Formate. Die Übersicht hilft dir dabei, auch bei vielen Dateien den Überblick zu behalten und Medien gezielt wiederzufinden.

Dateien nach Typ anzeigen

Am oberen Rand der Mediathek stehen verschiedene Ansichten zur Verfügung. Über Alle Dateien siehst du den gesamten Inhalt des aktuell gewählten Ordners. Über Bilder, Dokumente, Video und Audio grenzt du die Anzeige auf bestimmte Dateitypen ein.

Das ist besonders hilfreich, wenn sich viele unterschiedliche Dateien in der Mediathek befinden. Wenn du zum Beispiel ein Bild für eine E-Mail-Vorlage suchst, wechselst du direkt in den Bereich Bilder. Wenn du dagegen nach einer PDF-Datei suchst, ist der Bereich Dokumente meist der bessere Einstieg.

Dateien suchen

Über die Suche kannst du gezielt nach Dateien suchen. Das ist besonders nützlich, wenn die Mediathek viele Einträge enthält oder wenn du nur einen Teil des Dateinamens kennst.

Die Suche ergänzt die Filter nach Dateityp und Ordner. So kannst du zum Beispiel erst einen Ordner auswählen und anschließend innerhalb dieses Ordners nach einer bestimmten Datei suchen.

Ordner verwenden

Auf der linken Seite findest du die Ordnerstruktur der Mediathek. Der Basisordner bildet den Ausgangspunkt. Darunter können weitere Ordner liegen, zum Beispiel für Dokumentationen, Event-Header, Marketing, Newsroom, Personen, Produkte, Unternehmen oder Videos.

Ordner helfen dir dabei, Dateien thematisch oder organisatorisch zu sortieren. Gerade bei großen Medienbeständen ist eine klare Ordnerstruktur wichtig, damit Dateien später schnell wiedergefunden werden.

Über Neuer Ordner können neue Ordner angelegt werden. Mit Alle schließen lässt sich die Ordnerstruktur wieder einklappen, wenn viele Unterordner geöffnet sind.

Aktuellen Ordner verstehen

In der Mediathek wird angezeigt, welcher Ordner gerade aktiv ist. Zum Beispiel kann dort Aktueller Ordner: Basisordner stehen. Die Zahl in Klammern zeigt, wie viele Dateien sich in diesem Ordner befinden.

Wenn du einen anderen Ordner anklickst, lädt myconvento die Dateien dieses Ordners nach. Die Dateiliste wird dabei dynamisch aktualisiert.

Dateiliste lesen

In der Dateiliste siehst du die vorhandenen Dateien des aktuellen Ordners. Jede Datei wird mit Dateityp, Name, Anlagedatum und Dateigröße angezeigt.

So erkennst du schnell, ob es sich um ein Bild, ein Video, ein Dokument oder ein anderes Dateiformat handelt. Bei großen Dateien kann die Größenangabe hilfreich sein, zum Beispiel wenn du Medien für einen Versand oder eine Webseite verwenden möchtest.

Wenn viele Dateien vorhanden sind, wird die Liste auf mehrere Seiten verteilt. Über die Paginierung wechselst du zwischen den Seiten. Zusätzlich kannst du einstellen, wie viele Einträge pro Seite angezeigt werden sollen.

Dateien hochladen

Über Datei hochladen fügst du neue Dateien zur Mediathek hinzu. Diese stehen danach in der Mediathek zur Verfügung und können je nach Modul weiterverwendet werden.

Es ist sinnvoll, Dateien möglichst eindeutig zu benennen, bevor sie hochgeladen werden. Klare Dateinamen erleichtern später die Suche und helfen auch anderen Anwendern, die passende Datei schneller zu finden.

Sammlungen nutzen

Neben Ordnern gibt es in der Mediathek auch Sammlungen. Eine Sammlung kann Dateien zusammenfassen, ohne dass diese zwingend im selben Ordner liegen müssen.

Über Neue Sammlung können Sammlungen angelegt werden. Vorhandene Sammlungen lassen sich auswählen oder über Sammlungen verwalten weiter bearbeiten.

Sammlungen sind besonders praktisch, wenn Dateien projektbezogen, thematisch oder für bestimmte Maßnahmen gebündelt werden sollen.

Merkliste und Aktionen

Die Merkliste dient dazu, Dateien kurzfristig für weitere Aktionen zu sammeln. In der Anzeige siehst du, wie viele Dateien aktuell auf der Merkliste liegen. Über Merkliste leeren entfernst du diese Auswahl wieder.

Über Mehr Aktionen stehen Funktionen wie Bearbeiten, Zur Sammlung hinzufügen, Herunterladen oder Löschen zur Verfügung. Welche Aktionen möglich sind, hängt von deiner Auswahl und deinen Rechten ab.