In der klassischen Pressearbeit war „der Verteiler“ lange Zeit ein entscheidender Erfolgsfaktor. Wer als Pressesprecher oder Agenturmitarbeiter einen Verteiler mit Namen und Kontaktdaten der wichtigsten Journalisten hatte, war König.
Seitdem Pressemitteilungen per E-Mail versendet werden, geht es weniger darum, über möglichst viele, möglichst aktuelle Adressen zu verfügen, sondern im Pool der gespeicherten Kontaktdaten für jedes Thema, jeden Versand und jede Einladung die optimale Auswahl zu treffen. Deshalb sind Aufbau und Pflege von Verteilern in myconvento eine wesentliche Aufgabe der Medienarbeit. Verteiler bilden eine wichtige Grundlage für den Versand von Nachrichten.
Workflow
- Um einen Verteiler anzulegen, rufen Sie den Bereich „Verteiler“ auf, indem Sie oben in der Symbolleiste unter „Meine Daten“ den Punkt „Verteiler“ auswählen.
Dort erlaubt das grüne Plus das Öffnen des „Neuen Verteiler anlegen“-Dialogfensters. - Hier tragen Sie hier den Namen des Verteilers ein, entscheiden, ob dieser noch gesperrt sein soll, ordnen (optional) eine Verteiler-Gruppe zwecks Kategorisierung zu (diese können Sie selbst individuell in den Stamm-Daten definieren. Rufen Sie für weitere Informationen den Hilfetext ,,Exkurs: Stammdaten“) und hinterlegen ggfs. eine interne Notiz, beispielsweise über die enthaltenen Kontakte. Das Sperren des Verteilers bewirkt, dass dieser zwar bearbeitet und um Rollen ergänzt, jedoch nicht für den Versand verwendet werden kann. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“, um den Verteiler zu erstellen und zu dessen Detailansicht zu gelangen.
- Im unteren Bildschirmbereich sehen Sie, welche Rollen sich bereits im Verteiler befinden. Klicken Sie hier auf das grüne Plus, öffnet sich das Dialogfenster „Rollen hinzufügen“. Wählen Sie nun die aus „So finden Sie Ihre Kontakte“ bekannten Suchmethoden aus, um nach den gewünschten Kontakten zu suchen.
Als spezifische „Art der Suche“ wird hier noch „pressbase Importe“ aufgeführt, was Ihnen die gezielte Suche nach Kontakten ermöglicht, die Sie von der pressbase DACH in „Meine Daten“ übernommen haben. - Markieren Sie die Rollen, welche Sie den Verteiler zuordnen möchten und klicken auf „Rollen hinzufügen“.
→ Erfahren Sie mehr zu den anderen Buttons unter „Wissenswertes“. - Der Verteiler kann nun im Modul „Versenden“ für einen Versand herangezogen werden.
Beispiel
Wählen Sie in der Symbolleiste den Punkt „Meine Daten“ (Visitenkarten-Symbol) und klicken auf „Verteiler“.
Klicken Sie im Bereich „Verteiler“ auf das grüne Plus, um das Dialogfenster „Neuen Verteiler anlegen“ aufzurufen. Klicken Sie hier auf „Speichern“, um den Verteiler anzulegen.
In der Detailansicht des Verteilers klicken Sie auf das grüne Plus und Suchen über die bekannten Suchmethoden nach den Rollen, welche Sie dem Verteiler zuordnen wollen. Haken Sie diese an und klicken auf den Button „Rollen hinzufügen“.
Nun sind Rolle und Verteiler verknüpft und der Verteiler kann nun für den Versand verwendet werden.
Wissenswertes
- Neben dem grünen „Einträge hinzufügen“-Button gibt es auch den roten „Einträge entfernen“ und den blauen „Nur gewählte Einträge behalten“-Button.
Der rote Button entfernt die markierten Kontakte aus dem Verteiler, wenn diese enthalten sind; der blaue Button entfernt alle verknüpften Rollen aus dem Verteiler und behält nur die markierten (sofern enthalten) – gut, wenn man versehentlich falsche Rollen eingefügt nur bestimmte Rollen im Verteiler behalten möchte.
→ Sie können den roten –„Einträge entfernen“-Button in Kombination mit der Verteilersuche dafür nutzen einen Negativabgleich durchzuführen. - Wählen Sie Ihren Verteiler aus, klicken auf das grüne Plus, wählen die „Verteilersuche“ aus und suchen nun nach dem Verteiler, welchen Sie von Ihrem im Hintergrund befindlichen Verteiler subtrahieren möchten. Klicken Sie auf den roten Button, um die Rollen des einen Verteilers von den Rollen des anderen Verteilers abzuziehen.
- Mit der Verteilersuche lassen sich auch Verteiler kopieren (alle Rollen eines Verteilers in einen leeren Verteiler übernehmen).
- Nutzen Sie die Suche nach Versandaufträgen, um angeschriebene Kontakte eines Versands in einen Verteiler zu übernehmen. Nützlich, wenn der ursprünglich angeschriebene Verteiler versehentlich gelöscht wurde.
- Markieren Sie in der Übersicht zwei oder mehrere Verteiler, können Sie diese über „Optionen“ zusammenfassen. Hier muss dann ein Zielverteiler gewählt werden. Beachten Sie hier den Warnhinweis, dass alle Verteiler außer dem Zielverteiler gelöscht werden!