Erfahren Sie hier Anhand von Workflowbeschreibung und einem Beispiel mit Bildern, wie genau Sie vorgehen müssen, um Dubletten zu finden und zu entfernen. „Wissenswertes“ liefert zudem weitere Detailinformationen und Hinweise.
Workflow
Das Finden und Bereinigen von Dubletten erfolgt im Bereich „Meine Daten“-„Kontakte“.
- Starten Sie im Bereich „Personen“, welcher Ihnen regulär zur Kontaktsuche dient.
- Nutzen Sie die aus „So finden Sie Ihre Kontakte“ beschriebenen Suchmethoden um den Kontaktkreis zu finden, in denen Sie den Dublettenabgleich durchführen möchten.
- Markieren Sie die gefundenen Kontakte über den Tabellenkopf und wählen Sie „Optionen – Dubletten finden“, um die Dublettensuche zu starten.
- Nachdem die Dublettensuche abgeschlossen ist, sehen Sie alle potentiellen Dubletten untereinander aufgelistet.
- Markieren Sie nun alle Kontakte, die Sie zusammenfassen wollen und wählen Sie „Zusammenfassen“ unter„Optionen“.
- In einem neuen Fenster werden nun diese ausgewählten Kontakte angezeigt. Prüfen Sie, ob es sich tatsächlich um die gleiche Person handelt, und wählen Sie einen Zieldatensatz aus. Dieser wird um die übrigen Datensätze in Form von Rollen ergänzt.
- Fahren Sie nun mit dem Zusammenfassen weiterer Kontakte fort oder rufen Sie einen Kontakt auf, welcher nun um neue Rollen ergänzt wurde. Löschen Sie überflüssige Rollen. Sie werden gefragt, ob die Kontakthistorie etc. der zu löschenden Rolle auf eine andere Rolle übertragen werden sollen.
Wissenswertes
- Dubletten in „Meine Daten“ sind etwas anderes als Dubletten in „Versenden“; Dubletten in „Meine Daten“ sind Kontakte, welche denselben Namen tragen. Dazu gehören auch Kontakte, welche keinen Namen besitzen. Diese Kontakte werden als „Unbenannt“ betitelt. Dubletten im Versand beziehen sich auf E-Mail Dubletten, welche automatisch vom Versandsystem rausgefiltert werden
- Beim Zusammenfassen von Dubletten werden die Daten der einzelnen Datensätze gegenübergestellt. Bei Bedarf können Sie Felder bearbeiten und abweichende Informationen eines Datensatzes auf den Zieldatensatz übertragen.
- Bei Kontakten, die keinen Namen (Unbenannt) tragen ist es sinnvoll andere Faktoren wie das Unternehmen mit einzubeziehen um festzustellen, ob es sich tatsächlich um einen doppelten Datensatz handelt.
- Beim Zusammenfassen von Unternehmens-Dubletten ist es zusätzlich möglich den Ort als Kriterium mit zu berücksichtigen.
- Der Unternehmenstyp (Medium, Verlag, Unternehmen, Konzern) spielt beim Zusammenfassen von Dubletten keine Rolle.