In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Kontakte bearbeiten.

Kontakte bearbeiten

Nachdem Sie Kontakte angelegt oder importiert haben, können Sie diese jederzeit bearbeiten und alle Daten des Kontakts nachträglich ändern.

Workflow

1. Rufen Sie den Bereich „Meine Daten → Personen“ über die Schnellnavigationsleiste am linken Bildschirmrand auf.
   Dieser Bereich dient standardmäßig der Kontaktsuche.
2. Kontakt auswählen
   Verwenden Sie eine der in „So finden Sie Ihre Kontakte“ beschriebenen Suchmethoden und klicken Sie auf den Namen des gewünschten Kontakts, um die Detailansicht zu öffnen.
3. Kontakt bearbeiten
   Klicken Sie auf „Bearbeiten“, nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Datensatz vor und bestätigen Sie diese anschließend mit „Speichern“.

 Beispiel

Mehrere Kontakte gleichzeitig bearbeiten

In der Trefferliste können Sie mehrere oder alle Personen markieren und über „Details“ nacheinander bearbeiten. Bei aktiviertem Mandantenmanagement ist es außerdem möglich, über die Trefferliste die Mandantenzuordnung der markierten Kontakte zu ändern:

• Ersetzen durch aktuelle Auswahl: ersetzt die vorhandenen Mandanten vollständig durch neue.
• Ergänzen durch aktuelle Auswahl: fügt die neuen Mandanten zusätzlich hinzu, ohne bestehende Zuordnungen zu löschen.

DSGVO-konformes Löschen von Daten

Für ein datenschutzkonformes Löschen kann optional eine Sperrliste eingerichtet werden.
Dabei gilt:

• Jeder gelöschte Datensatz wird automatisch auf die Sperrliste gesetzt.
• Kombinationen aus Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse können danach nicht erneut angelegt oder importiert werden.
• Die Sperrliste kann nur vom Administrator bearbeitet werden.

Personen löschen

Um einen gesamten Datensatz zu löschen:

1. Klicken Sie auf „Mehr Aktionen“.
2. Wählen Sie „Diese Person löschen“.
3. Bestätigen Sie den Vorgang mit „Löschen“.

Rollen hinzufügen und verwalten

Um einem Kontakt weitere Rollen zuzuordnen:

1. Öffnen Sie den Tab „Rollen“ – klicken Sie auf „Rolle hinzufügen“.
2. Wählen Sie, ob die neue Rolle
   • im gleichen Unternehmen,
   • in einem weiteren Unternehmen,
   • als Freelancer oder
   • als Privatperson angelegt werden soll.

Die Hauptrolle eines Kontakts ist mit einem goldenen Stern ⭐ markiert. Diese Rolle wird standardmäßig in Listen angezeigt. Weitere Rollen werden durch eine Zahl in Klammern angezeigt. Um eine andere Rolle zur Hauptrolle zu machen, klicken Sie einfach auf den grauen Stern neben dieser Rolle.

Um eine Rolle zu entfernen:

Markieren Sie die Rolle, wählen Sie „Mehr Aktionen → Löschen“ und entscheiden Sie anschließend, ob die zugehörigen Informationen (z. B. Verteilerzuordnungen) auf eine andere Rolle übertragen werden sollen.

Stichwörter bearbeiten

Beim Bearbeiten von Stichwörtern können Sie direkt zu den Personenstichwörtern in den Stammdaten wechseln. Dort können Sie neue Stichwortinhalte definieren, die anschließend in den Kontakten zur Auswahl stehen.