Nachdem Kontakte angelegt oder importiert wurden, können Sie diese bearbeiten und alle Bestandteile des Datensatzes nachträglich verändern.
Erfahren Sie hier, wie Sie vorgehen müssen, um Ihre Kontakte nachträglich zu bearbeiten.
„Wissenswertes“ liefert zudem weitere Detailinformationen und Hinweise zu den Rollen (Anlegen, Sichern und Löschen).
Workflow
Das Bearbeiten von Kontakten erfolgt im Bereich „Meine Daten“-„Personen“.
- Sie gelangen in den Bereich „Personen“, welcher Ihnen regulär zur Kontaktsuche dient.
- Nutzen Sie die aus „So finden Sie Ihre Kontakte“ beschriebenen Suchmethoden und klicken auf den Namen des Kontaktes, um zu dessen Detailansicht zu gelangen.
- Klicken Sie hier auf „Bearbeiten“, nehmen die gewünschten Änderungen vor und bestätigen mit einem Klick auf den „Speichern“-Button.
Beispiel
Wählen Sie links auf der Startseite den Punkt „Meine Daten“-„Personen“ aus.
Nutzen Sie die aus „So finden Sie Ihre Kontakte“ beschriebenen Suchmethoden und klicken auf den Namen des Kontaktes, um zu dessen Detailansicht zu gelangen.
Klicken Sie hier auf „Bearbeiten“ und gehen Sie die einzelnen Felder durch.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und bestätigen Sie diese mit einem Klick auf den „Speichern“-Button.
Wissenswertes
- In der Trefferliste lassen sich auch mehrere oder alle Personen anhaken und über „Details“ nacheinander bearbeiten.
- Bei aktiviertem Mandantenmanagement ist es möglich über die Trefferliste die Mandanten der markierten Kontakte zu bearbeiten. Hier können entweder die vorhandenen Mandanten durch Neue ersetzt werden (Ersetzen durch aktuelle Auswahl) oder ergänzende hinzugefügt werden (Ergänzen durch aktuelle Auswahl).
- Um Daten DSGVO-Konform zu löschen, können wir Ihnen (optional) die Sperrliste einrichten. Jeder gelöschte Datensatz wird auf die Sperrliste gesetzt. Diese Kombination von Vorname, Nachname und E-Mail Adresse kann dann nicht erneut angelegt oder importiert werden. Die Sperrliste kann nur durch den Administrator bearbeitet werden.
- Möchten Sie den ganzen Datensatz löschen, klicken Sie auf „Mehr Aktionen“ und wählen dort den Punkt „Diese Person löschen“. Den Löschvorgang bestätigen Sie mit einem Klick auf „Löschen“
Tipp: Legen Sie eine Sicherheitskopie des Kontaktes an, indem Sie die jeweilige Rolle markieren und über „Mehr Aktionen“ den Punkt „Excel-Export“ wählen. Wählen Sie hier „Excel Import Format“, um diese Rolle wie unter „Datenimport“ beschrieben erneut Ihrer Datenbank hinzuzufügen. - Wollen Sie Ihren Kontakt um weitere Rollen erweitern, wählen Sie unten den Tab „Rollen“ aus und klicken auf „Rolle hinzufügen“. Hier können Sie nun wählen, ob eine neue Rolle im selben Unternehmen, in einem weiteren Unternehmen, als Freelancer oder als Privatperson angelegt werden soll.
- Die „Hauptrolle“ wird mit einem goldenen Stern markiert. Das ist die Rolle, welche vorrangig in Ihren Listen erscheint. Klicken Sie auf den grauen Stern einer anderen Rolle, um diese zur neuen Hauptrolle zu machen.
- Markieren Sie eine Rolle und wählen über „Mehr Aktionen“ den Punkt „Löschen“ aus, um eine Rolle wieder zu entfernen. Hier können Sie nun entscheiden, ob die dort vorhandenen Informationen (Verteiler etc.) auf eine übriggebliebene Rolle übertragen werden sollen.
- Beim Bearbeiten der Stichwörter können Sie auch direkt zu den Personenstichwörtern in den Stammdaten wechseln, um hier z.B. Stichwortinhalte zu definieren, welche anschließend ausgewählt werden können.