Aktionen und Kontakthistorie in myconvento
Alle Anfragen, Kontakte, Meetings oder Konferenzen – unabhängig vom Kommunikationsweg (Telefon, E-Mail, Fax usw.) – können Sie im Modul „Meine Daten“ unter dem Bereich „Aktionen“ dokumentieren und verwalten. Damit pflegen Sie Ihre Kontakthistorie, also die vollständige Historie Ihrer Kunden- oder Partnerkontakte.
Eine gut gepflegte Kontakthistorie schafft Transparenz im Team und macht Sie zu einem kompetenten Gesprächspartner: Bevor Sie erneut Kontakt mit einer Person aufnehmen, können Sie jederzeit nachvollziehen, welche Gespräche, Termine oder E-Mails bereits stattgefunden haben.
Aktionen anlegen
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine neue Aktion anzulegen:
- Direkt aus dem Datensatz einer Person oder eines Unternehmens
- Öffnen Sie den gewünschten Kontakt oder das entsprechende Unternehmen.
- Wechseln Sie zum Reiter „Aktionen“.
- Klicken Sie auf „Neue Aktion“, um den Vorgang zu erfassen.
- Über den zentralen Bereich „Aktionen“ im Modul „Meine Daten“
- Öffnen Sie in der Symbolleiste das Modul „Meine Daten“ → „Aktionen“.
- Klicken Sie dort auf „Neue Aktion“, um eine neue Eintragung anzulegen.
Im folgenden Video wird die zweite Vorgehensweise beschrieben, da Sie hier auch die Suche und Verwaltung bestehender Aktionen vornehmen können.
Beispiel
Wissenswertes zu Aktionen:
Schnelle Vorschau von Aktionen
Wenn Sie den Mauszeiger über ein Aktionssymbol bewegen, öffnet sich ein kleines Vorschaufenster, das Ihnen den Inhalt der Aktion anzeigt – ohne dass Sie sie öffnen müssen. So können Sie sich schnell über alle eingetragenen Aktionen informieren, ohne jede einzelne anzuklicken. Auch Terminanpassungen sind direkt möglich: Ein Klick auf das Fälligkeitsdatum genügt, um den Termin nach vorne oder hinten zu verschieben – ebenfalls ohne die Aktion zu öffnen.
Einzel- und Gruppenaktionen
Es gibt zwei Arten von Aktionen:
- Einzelaktionen
Dokumentieren eine 1:1-Interaktion, z. B. ein Telefongespräch oder eine persönliche E-Mail mit einer einzelnen Person. - Gruppenaktionen
Erfassen gemeinsame Aktivitäten, z. B. Telkos oder Meetings.
Im Tab „Teilnehmer“ können Sie alle beteiligten Personen hinzufügen.
Die Aktion wird dann automatisch auch in den Datensätzen dieser Personen hinterlegt.
Follow-ups und Erinnerungen
Über die Option „Follow-up nötig“ können Sie festlegen, ob zu einer Aktion später weiterer Handlungsbedarf besteht – etwa, wenn Sie eine Person nicht erreicht haben. Wenn Sie „Ja“ wählen, können Sie einen verantwortlichen User, einen Zeitpunkt für die Nachverfolgung und optional eine Erinnerungs-E-Mail am Fälligkeitstag festlegen. Liegt das Aktionsdatum in der Zukunft, fragt myconvento automatisch, ob ein Follow-up angelegt werden soll.
Mit der Option „Im Kalender eintragen“ können Sie eine VCS-Datei herunterladen, um den Termin direkt in Ihren persönlichen Kalender (z. B. Outlook) zu übernehmen.
Löschrechte
Das Löschen von Aktionen ist ausschließlich Anwendern mit Administratorrechten vorbehalten.