Kontaktdaten importieren
Für PR-Profis, Pressestellen von Unternehmen oder Organisationen sowie PR-Agenturen sind gepflegte Kontaktdaten ein zentrales Kapital – besonders dann, wenn diese über Jahre durch kontinuierliche Kommunikation angereichert wurden. Daher möchten Anwender, die auf myconvento umsteigen, ihre bestehende Kontaktdatenbank selbstverständlich übernehmen. Wie das funktioniert, zeigen wir hier.
Workflow
Der Datenimport erfolgt im Bereich „Meine Daten → Datenimport“.
- Öffnen Sie auf der Startseite das Modul „Meine Daten → Datenimport“ über die Schnellnavigationsleiste.
- Laden Sie über den Button „Beispieldateien herunterladen“ die beiden Vorlagen herunter:
- Excel-Vorlage (leere Importdatei)
- Excel-Vorlage (voll) – enthält ein ausgefülltes Beispiel mit Legende zur Orientierung
- Passen Sie Ihre eigene Kontaktliste an die Vorlage an. Wir empfehlen, die leere Importvorlage zu verwenden.
- Laden Sie Ihre Datei über den Button „Datei hochladen“ in das myconvento-System.
- Im nächsten Schritt sehen Sie eine Gegenüberstellung Ihrer hochgeladenen Spalten mit den Feldern der myconvento-Datenbank.
- Stimmen die Titel überein, erscheint ein grüner Haken.
- Sind alle Spalten korrekt zugeordnet, klicken Sie auf „Importieren“, um den Vorgang zu starten.
- Ein Statusbalken zeigt Ihnen den Fortschritt und den Abschluss des Imports an.
Über „Zum letzten Import“ können Sie die importierten Daten anschließend einsehen.
Beispiel
Wissenswertes
Wichtige Hinweise zum Datenimport
1. Generierung der Briefanrede
Die Briefanrede wird beim Import automatisch aus den Spalten „Anrede“, „Nachname“ und „Sprache 1“ erstellt:
- Anrede: Herr + Nachname: Mustermann + Sprache 1: de → Sehr geehrter Herr Mustermann
- Anrede: Frau + Nachname: Musterfrau + Sprache 1: en → Dear Mrs. Musterfrau
- Anrede: neutral + Nachname: Leer + Sprache 1: de → Sehr geehrte Damen und Herren
2. Stichwörter
Tragen Sie bei den Stichwörtern in der myconvento-Spalte unbedingt die passende Bezeichnung ein. „Stichwörter“ sind die einzigen Felder, die in der myconvento-Spalte frei umbenannt werden dürfen – und auch müssen –, damit die Inhalte korrekt zugeordnet werden. Wenn Sie Ihre Daten in mehreren Teilen hochladen, achten Sie darauf, die Stichwortfelder immer identisch zu benennen.
3. Große Datenmengen importieren
Bei sehr großen Datenbeständen (z. B. 12.000 Kontakte) empfiehlt es sich, die Liste in Teile von jeweils bis zu 3000 Datensätzen aufzuteilen. So vermeiden Sie Browser-Timeouts. Tipp: Achten Sie darauf, Ihre Originaldatei immer dann zu teilen, wenn ein neues Medium beginnt, um Dubletten innerhalb von Unternehmen zu vermeiden.
4. Import löschen
- Sie können den zuletzt durchgeführten Import jederzeit anzeigen und vollständig löschen, z. B. wenn dieser fehlerhaft war. Wählen Sie dazu den betreffenden Import aus und klicken Sie auf „Import komplett löschen“.
Wichtig: Nutzen Sie unbedingt diesen Button, damit nur diese importierten Daten gelöscht werden. Andernfalls könnten auch verknüpfte Datensätze entfernt werden (falls beim Import ein Dublettenabgleich durchgeführt wurde).