Wenn die Zusammenarbeit beendet wird, bleiben deine Daten nicht einfach ungeklärt im System. Wir sorgen dafür, dass der Umgang mit den vorhandenen Daten nachvollziehbar und geordnet erfolgt. Dabei geht es vor allem darum, dass du deine Daten erhältst und anschließend klar geregelt ist, wann die bei uns verbliebenen Kopien gelöscht beziehungsweise vernichtet werden.
Bereitstellung deiner Daten
Zunächst stellen wir dir deine Daten vollumfänglich zur Verfügung. Das bedeutet, dass du die relevanten Datenbestände aus der Nutzung von myconvento beziehungsweise mypressbase erhältst, damit du sie für deine eigenen Unterlagen, eine weitere Verarbeitung oder einen möglichen Wechsel in ein anderes System verwenden kannst.
Welche Daten im Einzelnen übergeben werden, hängt vom genutzten Leistungsumfang und den vorhandenen Datenbeständen ab. Ziel ist jedoch, dir die Daten so vollständig wie möglich bereitzustellen. Dadurch hast du auch nach dem Ende der Zusammenarbeit Zugriff auf die Informationen, die während der Nutzung entstanden oder gepflegt worden sind.
Kurze Wartezeit nach Vertragsende
Nach dem Ende der Zusammenarbeit gibt es eine kurze Wartezeit. Diese Wartezeit dient dazu, eventuelle Rückfragen, technische Klärungen oder organisatorische Punkte noch abschließen zu können. Sie beträgt maximal drei Monate.
In dieser Zeit können zum Beispiel letzte Abstimmungen zur Datenübergabe erfolgen. Außerdem kann geprüft werden, ob alle notwendigen Daten vollständig bereitgestellt wurden und ob auf Kundenseite noch Fragen zur Übernahme oder Archivierung bestehen.
Vernichtung der Kopien
Nach Ablauf dieser kurzen Wartezeit werden alle bei uns verbliebenen Kopien vernichtet. Das betrifft die Daten, die im Rahmen der Zusammenarbeit bei uns gespeichert oder verarbeitet wurden und nach Vertragsende nicht mehr benötigt werden.
Die Vernichtung beziehungsweise Löschung erfolgt, damit keine unnötigen Datenbestände bestehen bleiben. Damit wird sichergestellt, dass deine Daten nicht dauerhaft ohne Grundlage bei uns gespeichert werden.
Warum dieser Ablauf wichtig ist
Der Ablauf verbindet zwei wichtige Ziele: Du erhältst deine Daten, bevor sie gelöscht werden, und gleichzeitig wird nach dem Ende der Zusammenarbeit eine klare Grenze für die weitere Speicherung gesetzt. So kannst du dich darauf verlassen, dass deine Daten nicht einfach unbegrenzt aufbewahrt werden.
Zusammenfassung
Nach Beendigung der Zusammenarbeit stellen wir dir deine Daten vollständig zur Verfügung. Anschließend bleiben sie nur noch für eine kurze Übergangszeit erhalten. Spätestens nach maximal drei Monaten werden alle Kopien bei uns vernichtet.
