Erste Schritte mit Alerts

Alerts im Media Monitoring informierst du automatisch über neue Artikel zu gespeicherten Suchen. Statt regelmäßig selbst eine Suche zu öffnen und die neuen Treffer zu prüfen, kannst du dich die wichtigsten Ergebnisse per E-Mail zusenden lassen.

Das ist besonders hilfreich, wenn du bestimmte Themen, Marken, Wettbewerber, Personen oder Ereignisse laufend beobachten möchtest. Ein Alert sorgt dafür, dass relevante neue Veröffentlichungen nicht untergehen und du schnell reagieren kannst.

Wofür sind Alerts gedacht?

Ein Alert basiert auf einer gespeicherten Suche. Diese Suche bestimmt, welche Artikel überwacht werden. Sobald neue Treffer zu dieser Suche vorliegen, kann myconvento daraus eine Benachrichtigung erstellen.

Je nach Einstellung wird der Alert automatisch zu einem festen Zeitpunkt verschickt oder manuell bei Bedarf ausgelöst. So kannst du entscheiden, ob du regelmäßig informiert wirst möchten oder nur dann, wenn du den Versand selbst startest.

Typische Einsatzbereiche sind tägliche Medienbeobachtung, Krisenmonitoring, Wettbewerbsbeobachtung, Eventbegleitung oder die regelmäßige Information interner Teams.

Die Alert-Übersicht

Im Bereich „Alerts“ siehst du alle vorhandenen Benachrichtigungen in einer Tabelle. Dort erkennst du auf einen Blick, welche Alerts eingerichtet wurden und auf welchen gespeicherten Suchen sie basieren.

Die Übersicht zeigt unter anderem den Namen des Alerts, die zugehörige Suche, die Empfänger:innen, den Zeitraum, die maximale Anzahl der Artikel, den letzten Lauf, den nächsten geplanten Lauf sowie Erstellungsinformationen.

Besonders wichtig ist die Spalte „Tendenz“. Sie zeigt, wie viele neue Artikel seit der letzten Info-Mail erschienen sind. Dadurch erkennst du schnell, ob sich zu einer Suche neue relevante Inhalte angesammelt haben.

Neuen Alert anlegen

Über „Neuen Alert anlegen“ öffnst du den Einrichtungsdialog. Dort vergibst du einen Namen, wählst die zu überwachende gespeicherte Suche und legst fest, wie viele Treffer maximal in einer Benachrichtigung enthalten sein sollen.

Die maximale Trefferanzahl sollte so gewählt werden, dass die E-Mail übersichtlich bleibt. Wenn zu einer Suche sehr viele neue Artikel erwartet werden, kann es sinnvoll sein, mehrere Alerts mit unterschiedlichen Versandzeiten anzulegen.

Zeitraum und Intervall festlegen

Im Alert kannst du festlegen, ob die Benachrichtigung automatisch oder nur bei Bedarf erstellt werden soll.

Wenn du ein Intervall wählst, bestimmst du zusätzlich den Rhythmus. Möglich sind zum Beispiel tägliche, wöchentliche oder monatliche Benachrichtigungen. Außerdem kannst du eine Uhrzeit festlegen, etwa täglich um 09:00 Uhr.

Wenn „Bei Bedarf“ gewählt wird, ist der Alert inaktiv für automatische Reports. In diesem Fall wird keine regelmäßige E-Mail verschickt. Der Alert kann dann manuell über „Ausführen“ gestartet werden.

E-Mail-Benachrichtigung einrichten

Im Bereich „E-Mail“ legst du fest, wer die Benachrichtigung erhalten soll. Zusätzlich kannst du den Betreff und einen Beschreibungstext bzw. Einleitungstext eintragen.

Außerdem lässt sich das Design der E-Mail anpassen. Dazu gehören unter anderem Bodyfarbe, Hintergrundfarbe, Linkfarbe und Schriftfarbe. Auch die Sprache der E-Mail kann ausgewählt werden.

Du kannst außerdem festlegen, ob eine Treffer-Übersicht angezeigt wird und wie die Artikel dargestellt werden sollen, zum Beispiel als Teaser, Schlagworte, Zusammenfassung oder Kurzform.

Alerts verwalten

Vorhandene Alerts kannst du in der Übersicht bearbeiten, löschen oder manuell ausführen. Über „Spalten anpassen“ lässt sich die Tabelle so konfigurieren, dass du die für dich wichtigsten Informationen direkt siehst.

Wenn sich eine gespeicherte Suche ändert oder andere Personen informiert werden sollen, kannst du den bestehenden Alert bearbeiten, statt einen neuen anzulegen.